人人當老闆 職場煉金術 寫作有方法 心靈處方箋 教育與學習

追求成功多需分段進行,不奢求一步到位

By
on
2019-04-16

追求成功多需分段進行,不奢求一步到位

 

文/Zen大

 

關鍵字 切割法 工作規劃 完美主義 草稿 設計思考

 

戰後,英國人非但沒有因為邱吉爾帶領英國打勝仗而選他當首相,反而讓他解職回家吃自己。

 

歸野的邱吉爾,成天百無聊賴,家人看不下去,把他送到鄰居家去學畫。

 

第一次來到畫室,邱吉爾盯著一張空白的畫布,不知從何下筆?

 

老師看了看害怕畫壞掉遲遲不敢動筆的邱吉爾,拿起顏料往布上潑。

 

這一潑,非但沒有惹怒邱吉爾,反而提醒了他,不用害怕失敗,因為這已經是一幅不太好看的畫。

 

放鬆之後,邱吉爾不再害怕結果,盡情投入作畫。

 

寫作其實也是一樣,不少人常常盯著空白的稿子,遲遲不敢下筆,或是邊寫邊塗改,遲遲沒有進展。

 

 

 

某次上完課,有個正在準備碩士問文的學生問我:「要怎麼寫長篇論述?」

 

說穿了,秘訣很簡單,一次寫一點,不奢求一次寫完。

 

更具體來說,是將自己所需要完成的文章長度,根據自己每一次坐下來寫稿時所能順暢完成的長度進行切割,假設需要寫五萬字,每次能寫一千字,那就切成五十等分,每次就完一千字,給自己安排五十次的寫作時間,就能順利完成。

 

有本寫作書的書名叫《關於寫作:一隻鳥接著一隻鳥》,說的就是類似的意思。

 

不只是寫作,生活中我們必須處理的工作,有很多無法一次或一天就順利完成,時間得拉得很長,工作的規模不小,甚至涉及不少人共同參與。

 

要處理龐大而複雜的工作,唯一的秘訣,將工作切割,然後分批分段進行,不奢求一步到位。

 

再舉個例子,當年美國人驚覺蘇聯已經發射火箭上太空,即可能從太空攻擊美國本土時,隨即制定了一個超級龐大的工作計畫,那就是一年內美國也要發射火箭上太空,趕上這個太空軍備競賽。

 

一年內讓原本做不到的事情發生,而且是發射火箭這麼困難的任務,想必絕對不可能一步到位,必須由許多人共同合作,攜手完成。

 

這項任務,美國花了四十萬人次的人力,各自分工去解決所需解決的大小問題,且唯有將所有問題全都解決了,沒有任何遺漏或無法解,才能順利讓火箭上太空。

 

其實,不只是複雜的大型工作需要分割,簡單的工作,也都可以再進行細切。

 

好比說,寫書必須將書稿等分分割成每次可以完成的量,再分批逐次完成,那麼寫單篇文章又可以怎麼分割工作執行狀況?

 

以我來說,就是先快速地寫下該篇稿件可能會用到的想法,根據文章的起承轉合寫出一個可以大幅修改的20分的草稿,接下來,快速地針對手上這分只有粗略論述的文字進行資料查證與文詞重組,改出一份60分的稿件,最後再細看過一遍,將修辭全部替換過,做到可以交稿的水準。

 

也就是說,把一篇文章分成三次來寫,第一次整理出想法的初稿,第二次完善基本觀點跟修辭,最後再細修,這樣的執行方式,會比一次就想寫出完整版本的稿件,完成時間更快且成稿品質更好。

 

因為多數人在初開筆寫時,想法還不確定,還不知道自己開寫這篇文章最後到底會放入哪些東西?所以,與其寫的時候就以最終品質要求自己的文筆跟觀點都要達到最嚴謹,還不如先把想法全部整理出來,把文章的結構輪廓先打出來,並且確定了哪些要留哪些要排除之後,再來細修文字。

 

任何工作都可以套用寫稿這個流程,先初步做出一個可以用來修改的草稿輪廓,破綻百出也無妨,只要夠快且能讓大家加入討論修正,通常改個兩三次,通常就能輕鬆達到九十分,會比起直接追求一步到位的滿分會來得快而有效率,沒壓力,且能大量產出高品質的好成果,還能避免完美主義心態反過頭來造成傷害。

 

設計師常用的「設計思考」,也是透過一套流程,幫助設計師快速而有效的提煉出可用的點子,製作出可供修改的產品原型,再透過修正原型的功能或外觀,快速的將所設計的產品完成。

 

使用「設計思考」流程的設計師,案件執行速度快且品質好。

 

再好比說,撰寫企畫提案也是一樣,不需要從頭寫到尾,不要因為被某項卡住就停下來,以項目的填寫完成為細部執行進度,且可以將能夠寫得先寫,暫時想不出來的就先留著,反正企劃案有必備的格式要求,有必須填滿的項目,先把會寫的填上去,剩下的也許就會慢慢浮現。

 

也就是說,每一種工作,都可以找出一套可以循序漸進的步驟,每個步驟達成某個目標,最後將步驟組合起來,才是最有效的工作方式。

 

建議大家可以把自己手上的工作進行「因式分解」,找出工作起訖點所必須執行的步驟或完成的項目,每次完成一個細項,再將細項組合。

 

執行這套分割方案,最怕的就是完美主義心態來攪局,人若抱持完美主義心態對待工作,往往會在執行初期就把工作目標設定的太高,導致自己一開始做出來的品質完全不符合期待,因而讓自己備感挫折,最後開始指控自己,認為自己辦不到,已經搞砸了,從而將才剛開始的工作給丟棄在一旁,不再繼續。

 

請試著拋棄完美主義心態,降低對於工作完成度的期望,先求有、再求好,先作個二三十分的版本,再透過修改來完善之,就算最後真的沒作好,也不要過分自我苛求或自我責備,將達成的標準降低就好。

 

標籤
相關文章

留言

Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

Zen大著作推薦