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連鎖書店圖書商品採購–以中文圖書採購為例

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2004-11-23

採購,是一個企業的核心命脈。

擁有好的採購,可以幫助公司有效控管進銷存退,讓公司可以用更低而有效率的進貨成本數量,創造出最大的經濟效益。

然而,採購在台灣應該沒有專門科系開課教學。

雖然有統稱為採購的職稱。然而,每個行業的採購,都是極為專業而無法跨越的。

雖然採購工作的關鍵都是進銷存退的控管。然而,每一行的原物料成本、週轉率、帳款與庫存值、毛利率都各不相同。

本文我們不討論採購這個職業,僅只對連鎖書店的新書採購這個工作,我個人的經驗與所看見的部分,作個簡單扼要而概觀描述。

會有想寫這篇文章的念頭,是我曾有幸曾經擔任過這樣的職位,並受不少前輩的指教與栽培。

在擔任採購期間,觀察到現今出版業合作結構趨勢是大型連鎖書店對大型出版社/經銷商時代。

台灣出版業上游的出版社,實際上卻仍然是中小型出版社林立。十人以下的出版社佔出版業絕大多數。

這些業者因為人力物力或其他原因,大多將新品圖書委託圖書經銷公司配貨銷售。與大型連鎖書店的圖書採購,沒有什麼往來機會。而有些專業出版社,更對連鎖書店有所防衛,對於將專業圖書引入連鎖書店,有其考量。

希望藉由這篇文章,簡單談談連鎖書店商品處採購的一些工作內容。

大致介紹,連鎖書店中決定新品書籍數量的商品採購,到底是怎樣的一種工作!

採購其日常工作流程,身為新品採購所必須負責和注意的基本事項。

本文純粹是分享筆者過去的觀察和經驗。畢竟,夠資格來談圖書採購的業界前輩大有人在!

連鎖書店的圖書採購,是一群認真而熱愛出版的人。

這群人每天努力加班,分析研究新書內容和銷售數字,默默為公司和其所採購的新品圖書作出最符合兩造利益的謀合。

這群人默默為出版產業盡心盡力,但卻略顯得有點神秘甚至被忽略的人物。

本文的撰寫僅止於筆者個人過去的經驗和觀察,或許多有遺漏。也只能做一個概括式的描述,而無法巨細靡遺的深入探討採購工作的各種訣竅。

連鎖書店中的採購

其實,即便只有一家書店,也需要採購。

只是單一門市採購,多半負責的是書店日常商品的補貨(reorder)、退貨與書店整體庫存值的掌控。

對於新品圖書,單獨一家書店,除非該書店擁有的特殊客群,與新出版商品的屬性十分吻合,否則絕大多數時候,單一獨立書店的採購,並無法決定新品圖書的進貨量。

甚至,無法事先得知出版社何時會出版什麼樣的新書。只有當經銷商或者出版社將新書送至書店門市後,書店採購與門市店員,再根據所收到之商品屬性,決定該商品的去留(有些不合書店屬性的書籍可能直接退貨,可能熱銷商品則追加訂單)。

因此,獨立書店的採購,其工作主要是日常商品結構的維護,讓書店擁有最高坪效與最低庫存值。

台灣自八十年代金石堂興起,自此進入連鎖書店的時代。

八十年代末誠品書店崛起,經過十餘年的經營,也逐漸走向大型連鎖書店。

以(撰文當時)台灣現有的連鎖書店來說,大致上有金石堂、誠品、新學友、何嘉仁四大全國性連鎖書店,還有諾貝爾、墊腳石、古今集成、敦煌、摩爾、復文、建宏等區域性或參考書為主的連鎖書店。

連鎖商店在台灣,是指擁有七家以上之同質性門市。像是7-11、麥當勞、星巴克都是知名的連鎖商店。

在書店業來說,台灣最大的兩大連鎖書店就是擁有九十餘家門市的金石堂與擁有五十家門市左右的誠品書店。

擁有這樣龐大數量門市的連鎖事業體系,為了品牌形象、進貨成本統一、到店時間等各種大小不一的因素,勢必必須有一個獨立於門市採購之外的部門,負責商品的進銷存退-那就是商品處。

能夠稱得上連鎖書店,不只是擁有七家以上書店門市這麼簡單。除了門市此類營業單位,連鎖書店還擁有總管理處、資訊處、企劃處、商品處、物流與書店門市等不同部門。

如果說一家書店是一個點,只需要擁有門市採購、總務、店長等職員。那麼一個連鎖書店就宛如功能分化的社會,分工更為細密而且部門數量增加。

書店不只賣書,因此書店採購也不只有圖書採購

一般人提到書店,大概就想到書。然而其實書店賣的,不只是書。一般的書店都還銷售文具、雜誌、禮品,甚至有些書店還會販賣Cd、Vcd、Dvd。因此連鎖書店的商品採購,也按商品書性,分成很多類別。

以誠品書店為例,誠品書店商品處的採購就分有中文圖書、中文雜誌、外文圖書、兒童、文具、影音、自製品、行政等不同類型的採購。而每一種採購都各自有線主管,及其往來廠商和商品進退貨的訣竅。

限於筆者個人經驗以及本文前述的目的。本文只就中文圖書採購這個類別進行介紹。其他線別的採購,日常行政事務流程大致上大同小異。然而詳細的工作內容和專業,卻大不相同。筆者在此也無力也不擬深入討論。

中文圖書採購的服務對象

說採購是連結連鎖書店各部門的核心環節,一點也不為過。

連鎖書店商品處的採購,大致上來,說有十大主要的業務對象。業務對象又可粗分為對外和對內。

對外,除了要和供應商(出版社行銷企劃、圖書經銷公司業務)接觸外,偶爾還會接到消費者的電話和客訂書的查詢。

對公司內部,對上則要對公司高層負責。

報告採購自己負責的供應商的帳務、書籍銷售狀況、業績成長消退。

與企劃處合作大型書展者或者跨店行銷活動。

與物流追蹤書籍訂單的狀況,跟催暢銷新品的到貨狀況,書展開店訂單備貨狀況,問題書退貨狀況等等。

資訊處,門市與商品處的電腦資訊系統問題。

設店,當公司決定成立新門市時,需要與採購開會決定商場的商品結構和開店訂單的備貨流程與細節。

另外則是和營業單位的店主管、採購、圖書管理人員關於書籍銷售狀況的即時掌握。還有客服部門所反映的一些特殊客訴案件,有些也是採購才有權限或者能力處理的。

圖書採購每日需要接觸的工作人員和業務總類十分繁雜。所以,簡單來說擔任一個連鎖書店商品處的圖書採購,必須十分擅長溝通協調與時間分配,還有要有極佳的耐性和細心。

中文圖書採購的日常事務

以前在中文線的同事常戲稱自己是小事部門。

原因在於圖書採購經驗的累積,是由每天無數繁雜細瑣的行政工作所累積起來的成果。

一個採購一年也遇不到幾次向哈利波特這樣的超級暢銷書。

然而,每年經手的新書卻可能有一兩千種品項。而且還有無數過往舊書的退貨,絕版書等細瑣行政事務需要處理。

下面將用條列方式,簡單扼要介紹圖書採購日常行政事務。

一個採購平均約要負責六十到八十餘家左右的供應商。

供應商可能是和書店直接往來的出版社或者圖書經銷公司。

我們可以想像一下,每個廠商每個月來一次新品提報,一個採購一個月最少要開多少會議?

大型圖書經銷商甚至有每週兩次,或者至少一個月兩三次的新書提報會議。

光是基本的新品提報會議,一個採購就每個月必須承接的會議數量就十分驚人。更別提下面我們簡單條列的採購日常行政工作。

1誠品選書會議:選書與書介,書介文案撰寫
2門市未建檔客訂單
3進貨(新書下單):廠商新品報樣會報、書籍資料建檔分類、書籍挑選下量
4洽談/開發新廠商
5成本控管:製作採購預算
6退書:絕版、再版、改版、問題書(版權)、重新上市
7帳款:對帳、延票期、製作書展帳款。月結、寄售、買斷(外文)、銷結
8書展進退貨:籌畫書展,企劃案型、書展書單、下量、活動時間與贈品、書展銷售狀況控管
9銷售:閱讀圖書銷售清單、製作供應商銷售排行榜、暢銷書追補、暢銷新書首批下單折扣與數量判斷
10書展企劃案會議
11買斷品的處理
12與廠商的採購談判:正式與非正式
13店長會議和業務單位主管溝通
14訓練進修課程:進修課程、出版相關刊物的閱讀自修
15商品建議:針對廠商即將貨計畫出版書籍作書名封面等建議
16庫存值:全書店商品庫存值得控管
17開店訂單:開店書單的建立:主題書展、書店特色、一般藏書(例如臺大醫院店的醫學書、中正店的表演藝術書)下開店訂單:勾選書單、系統下採購單、判斷庫存值與下單數量
18定期巡店:了解銷售狀況與門市客層
19注意業界狀態與出版趨勢
20書店毛利、庫存值、銷售狀況、廠商帳務管理等

圖書採購基本考量:掌握進銷存退

一個好的採購,最要緊的就是掌握進銷存退這四個字。然而說起來簡單做起來難。

採購,每天必須隨時隨地準備好和任何人溝通協調,定期巡店、了解不同門市的需求與客層差異。曾經有主管認為,一個採購應該至少在一年內走遍全省各門市,或者經常請教門市人員,不斷閱讀銷售資料、分析銷售數據,了解書籍資料與資訊判斷書籍市場,書店整體庫存值,注意店面銷售狀況的反應,幫忙主動追補暢銷圖書。

除此之外,還要了解出版社動向、出版趨勢、出書方向、書籍市場與屬性。

掌握物流、商流、資訊流、現金流(週轉與利潤)、供應商業績與採購策略,與供應商維持良好的合作夥伴關係,掌握市場趨勢的掌握,熟悉商品進貨數量的判斷原則(例如:!消費者需要、文化價值、書店利潤、採購個人喜好)。

掌握進銷比(一個月內一比一為最佳,大於一為佳)與付銷比(書店付出之款項與銷售間的比例),建立標準化流暢採購流程,設法降低成本(例如挑選合適商品、下單精準、控制庫存、週轉率高、進貨成本低),擁有獨立客觀判斷新品下量數劇的能力,才能夠精準掌握新書下單的數量。

 
開會開到死某種程度上也可以拿來形容採購。除了下採購單之外的工作,像是和廠商的新書會報是開會,選書是開會,設店會議,店長會議是開會,和企劃處的活動更需要密集的開會。而總管理處或者偶爾的教育訓練,也是某種會議。

結論

從一本新書的進貨到最後的絕版或者退書,也就是從一本書的生到死,基本上都是由商品處圖書採購所經手。

圖書採購將初降臨人世的新書迎進書店,給他一個應得為位置,書籍默默的為讀者貢獻心力。

到最後,出版社決定該書下架離開商場,也是由採購下退書清單,將書送回出版社,或者在電腦系統上將圖書掛上絕版。

圖書採購,是每天迎接無數新書與舊書的生與死的人。

或許這群人忙於日常行政事務,然而這是一群熱愛圖書的文化人。

在公司要求商業利潤的絕對前提下,努力的為好出版品尋找創立最好的銷售機會。

希望每一本編輯努力完成的心血結晶,都有相同的機會,讓讀者接觸。

採購是引進商品的第一人,採購是書店商品的把關者,採購是書店對外的唯一窗口,是書店的門面,同時採購是退清商品的最後一人。

採購是調和出版業文化與商品兩難的實際執行者。

因為採購採買的是文化,決定的數量卻是商業利潤。

採-文化,購-商業,一個好的圖書採購,並不是毫無顧忌的針對自己認為好的商品,拼命下單。

在有限的經費下,兼顧圖書文化品質與書店利潤(週轉率、毛利、整體庫存值、帳期等),採購是一個博大精深的行業。本文只能概窺採購日常行政工作,講述一些採購的日常行政工作。如果透過這篇文章,能夠讓多一些人親自了解採購,對於將出版業的產銷業者拉拉拉拉在一起,有那麼一點點幫助,那就值得了!

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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