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編輯與外包夥伴-如何有效管理創意團隊?

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2007-07-21

編輯與外包夥伴-如何有效管理創意團隊?

文/zen

外包團隊的健全是保障圖書品質的關鍵

出版是很特別的產業,特別是上游的編輯生產過程,從書稿發包撰寫、翻譯委外,到封面版型設計、潤審校稿的往返、製版印刷等等,圖書編輯製作的每一個環節,都高度仰賴外包合作團隊。

畢竟一個出版社再大,也不可能自己養所有翻譯所需的編輯,內容文稿所需的寫手,封面/排版設計所需的美編,甚至某些自己家編輯不擅長之書,都得委外給專門外包編輯接手。

因此,如何管理圖書編輯製作時的外包夥伴,便成了所有出版人永遠的功課。

舉例來說,如果從翻譯交稿、三校來回、美編封面設計,一直到印刷、入庫、上市報樣、下單、到店,每一個環節延誤一兩天,甚至因為委託錯人而得重新找人製作,累積起來,出版社所浪費掉的時間成本以及因為延誤出版所造成的(銷售)機會損失,不可說沒有影響。更別說有出版時間限制的翻譯書(通常是一年到一年半),一但超過時間,還得再次支出預付版稅,增添製作成本。

另外,一個以出版為志業的菜鳥編輯,若想有朝一日成為資深編輯或者主編,除了創意發想圖書企劃能力外,能否順利調動外包伙伴,為自己手上之書所用,順利在預定出版流程內推出品質佳且成本控制得宜,也是很重要的一環。

然而,即便深知外包是圖書製作的關鍵,不少編輯卻還是難以掌控手上圖書的流程進度,使其按表操課的如期推出。甚至可以大膽一點的說,沒有一個從事出版的圖書編輯,沒在外包上失誤過的。

外包團隊是可管理的鬆散連結創意團隊

有人說,那是因為出版是創意產業,外包出去的工作,全都是難以數量或時間衡量品質或效果的。例如翻譯,沒下去翻時,誰也不知道那本書到底有多難?例如封面設計,沒真正發出去做時,誰也不知道做出來的感覺是否和書相符,且能被市場與編輯接受?

這些理由都沒錯,也都屢屢發生。然而問題是,如果編輯是一種專業,那麼編輯進度的流程管控,肯定是專業中即為核心的一環。而編輯進度流程管控的核心,則在可信賴的外包團隊的建立與實際執行進度/品質的掌握與控管。

筆者以為,圖書外包團隊並非絕對不可管理,即便是創意製作,即便是綿延冗長的鬆散連結。只要編輯用心,視自己為領導統馭外包團隊之將領,且為負責溝通連結所有外包團隊的橋樑,嚴密控管外包團隊工作進度,而不是將工作丟出後就不聞不問,相信出槌的機會會減少很多。

舉例來說,編輯在拿到一份書稿後,不要急著就發出去,應該對該書先行想像其完成後的模樣,讀者的樣貌,陳列在書店時的感覺,隨後再根據這股想法,通盤的從翻譯、校稿、封面/排版設計、印刷廠等過往合作對象去思考篩選,挑出一份最合適委託製作該書之外包團隊名單,接著,再以編輯內心對該書所產生的構想向各外包承接人進行說明,取得理解。如此一來,委外工作流程才能開展順利。

收集名單,嚐試接觸

如果編輯想要作品做到位,必須詳細對封面/版型設計說明該書之主要內容或方向,以及你所想要完成之風格,和美編事先溝通討論,取得共識。當然最好前提是找擅長設計該文類作品之美編,每個美編都有其專長/侷限,硬要對方挑戰新風格/文類,有時候就必須多付出一些心力。同樣的,譯者或寫手也都有同樣的狀況。

不過,要能夠做到上述篩選並組織委外團隊的程度,平日必需多做外包人才資料庫的建構,並且深入市場,了解同團隊之設計風格特性,儘可能的收集資料,並且一方面向可能合作外包對象進行接洽,一方面尋找認識同業打聽其口碑與工作態度。

編輯如將領,統馭全局;編輯的價值=外包團隊+企劃發想力

編輯與外包團隊之相處,應該像統御全局的將領,既不過分干涉、充分授權且信任外包夥伴的實力(但得對必要的錯誤進行溝通),隨時關心進度,不讓某一環節的延宕拖延整本書完成的時間表。

好的編輯便是能夠儘可能的使外包團隊的工作流程順暢,縮短工作時間,沒有任何延宕浪費,如期做出優質產品。

一個編輯的價值,有很大一部分也來自於自己手上這支外包團隊的陣容是否堅強。僅僅懂得企劃偉大構想卻無法落實完成的編輯,是沒有辦法獨當一面的(當然反過來說懂得執行但卻無企劃發想能力的編輯也難以獨當一面<-至少是難以成為撐起一個書系或品牌的叢書總編)。

外包團隊對於編輯,是非常重要的後勤支援系統。好的編輯要懂得運用不同性格脾氣、作品風格之外包團隊,使其能為你所要完成之作品效力。由你統籌,協調各外包作品間的風格,不讓某一方過強而壓過了其他人的貢獻,也不因為某一環過弱而拉低了作品素質。我相信,一本書的完成度越高,外包團隊間所繳交出之成品的協調性與相互提攜性也越高。

舉例來說,如果一個編輯邀到了王志弘、聶永真這樣台灣屬一屬二的美編操刀作品封面,然而若該書翻譯卻拙劣不堪,或者文案寫的很不理想,這就不是一部成功的作品(這例子甚化約,但姑且用之)。

以流程表嚴密管控進度

編輯想要有效掌控手上正在進行之書籍的流程進度,最好嚴格進行流程管控,計算出各外包工作夥伴所需的製作時間(期望值)以及最後實際交稿時間(實際值),然後向調度火車班次般,找出最節省時間的排列組合順序,讓作品能夠在最短時間內,提煉到最好為止。

先小人後君子:以懲罰性條款篩選團隊

有時候,編輯們會碰到接案時信誓旦旦,試譯、試寫、試編時品質甚優,但接稿後卻不知去向,或者一再延誤的合作對象。為了避免自己的產品延後上市所造成的銷售機會損失(甚至作品胎死腹中還得重新找人製作),最好針對首次合作之外包人員,先小人後君子的談妥一些懲罰性條款(例如再三拖稿且品質不佳者扣款或停止付款)。

這是不得已之下的下策,但如果沒有制定懲罰性條款,碰上死皮賴臉交不出稿或者稿件品質拙劣卻又硬要請款者,按照合約,出版方似乎也只能支付。如果支付費用作品能用也就罷了,常常碰到這種惡劣的,其作品不能用的狀況居多。

或許懲罰性條款對於優質外包工作者來說,太不尊重,但我個人認為,編輯想要建立一支優秀的和自己調性合得來的外包團隊,「先小人後君子」的一些必要防範措施,作為篩選機制並無不妥。如果自認優秀且能如期交稿者,雖然對合約上之懲罰性條款感到刺眼,但只要認為自己不可能被懲罰,而且絕對會交出滿意作品,那該條款與他根本毫無關係,又何必在意。

再者,當合作次數多了,編輯了解外包者之脾氣與作品程度,也和外包者有了一定的溝通默契與信賴感後,懲罰性條款自然可以取消。

認識你的外包團隊,除了作品風格、專長/侷限之外,外包夥伴之性格脾氣,做事態度與你是否合契,也是很重要的一環。總會碰上外包創意團隊雖然陣容堅強但和你做事調性脾氣不合的,此時忍痛放棄會比合作之後彼此折磨來的好。畢竟不合作還是可以當朋友,彼此介紹案子/人才,建構更豐富的外包團隊網絡。

當然,如果您邀到的合作對象已經在業界甚有口碑,或者您本身就非常喜愛某外包者過去作品風格,自然不需要如此「小人」。

「先小人後君子」,先把俗氣的錢談清楚,是一個還沒有建立起屬於自己/公司的健全專屬外包團隊之編輯所必須要的自我保護(同時也是保護公司)的必要措施。

找外包團合作夥伴,事前多一分打聽,合作前前多一分小心,合作時多一分關心,自然作品出來就少了一份擔心,如期產出優質作品。

編輯與外包夥伴合作注意事項:

一、事前多方收集業界優質外包團隊名單,按其作品風格與個人性格分類,找機會接觸且向同業打探其口碑和工作態度,建構準外包團隊資料庫。

二、拿到書稿後,以統籌的角色找出手上作品之風格,並以此為基準,尋找彼此風格接近支外包夥伴,建立團隊。

三、向準外包夥伴充分說明所欲製作產品(書籍)想達成之風格與效果,必要時向對方說明書籍內容,務求讓對方完全了解並取得作品風格共識再行動手。切忌拿到稿子就反射性的發出去。每個外包夥伴都有其專長/侷限,善用其長者方為優秀編輯。

四、面對新合作夥伴,先小人後君子,約定交稿期限與懲罰性條款,保護出版社與自己的權利,不至於讓意外造成公司出版延宕的損失。

五、隨時關心外包夥伴的工作狀況,切忌稿件丟出委外後就放任自流。

六、創意工作需高度自律才能有效產出,可以此點檢視合作外包夥伴之日常工作與時間分配態度,尋找和自己做事態度與風格相符之合作夥伴。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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