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事業成敗的關鍵:現金流-小生意的財務報表特別重要

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2007-09-24

事業成敗的關鍵:現金流-小生意的財務報表特別重要

文/zen

(之前寫的一些文章,挑幾篇跟大家分享一下,有興趣創業的可以看看,或者自己代換一下,個人工作室或soho族也很好參考喔)

※製作三年財務計畫書,包含詳細收支明細
※預估每月營收與支出
※支出=製造成本+採購費用+人事成本+研發費用+行銷廣告費用+折舊費用+房租+水電、瓦斯、電話、運費(行政支出)

如果說,賺錢的商家反而容易倒閉,你大概很難相信吧?

如果沒能管好自家的財務報表,搞不清楚進銷存退、週轉率、應收帳款和應負帳款的帳期,弄得現金流亂七八糟的話,而如果開店資金又是來自銀行貸款的話,是有可能賺錢卻破產的。

雖然市面上有不少銀行提供貸款(像是國泰世華的連鎖加盟貸款、大眾的活力貸、萬泰的大頭家便利貸、華僑的週轉金貸款、聯邦的企業家小額貸款、慶豐的拼經濟頭家信用貸款、陽信的帶來富等等),政府也有提供青年創業貸款(行政院青輔會)、微型創業貸款(經濟部中小企業處,https://sme.moresmea.gov.tw/sme/),但如果可以,最好還是採「無貸款創業」為最佳。

創業資金最好是來自自己的存款,或者已經清之房屋質押(貸款中的切莫二胎貸款,風險太大),或向親朋好友集資,銀行貸款的比例越低越好,至於信用卡/現金卡借貸則是千萬碰不得,盡可能以無貸款創業為佳。特別是小額創業,否則僅有的利潤很可能都被銀行利息給吃掉了。若是未來有擴大經營可行性的事業,可以考慮尋求創投業者投資。

至於創業資金該準備多少錢,除了初期創業所必須的費用(像是成立公司費用、會計師費用、登記執照、保險費、房租押金、器材設備與裝潢、辦公文具、保險、網路電話水電瓦斯、貨車或汽機車等等)和每個月的例行性支出外(房租、人事薪資支出、水電瓦斯費、庫存費用、燃料交通運輸費、日常用品、零用金、各項稅金、行銷廣告費、庫存等等,至少準備六到一年),創業主最好準備一年的生活基本開銷,也就是說創業主即便一整年都沒有收入進帳,也不用為生計困擾。

總之,必須假設創業第一年在沒有任何收入的情況下,都能安然渡過的情況下來準備資金。否則,很可能因為創業初期銷售業績不佳卻得每月支付薪資、房租與供應商貨款,卻又不一定能順利收到應收帳款,甚至面臨供應商惡性倒閉等意外狀況,都很可能拖垮正在起步的事業。

除了初期創業資金外,還必須有健全的資金週轉方案。假設事業起步順利,不久候評估得以擴大經營(或者一時經營不善需要資金調度),是否擁有健全的資金週轉對象,可以方便安全的調度資金。這部分必須詳加考慮,做好萬全之策,以免辛苦建立起來的事業付諸流水。

切記,現金就像是企業的血脈一樣,是最重要最重要的東西,每一筆支出和收入都要登記的清清楚楚,不要隨便花錢,該收的錢、該何時收、收進來的錢該如何分配使用比例都要有清清楚楚的帳目管理。

明確建立店舖的資產負債表,分析店舖經營中的資產負債比例。資產代表創業主所擁有的,且能用來賺取有效收益的部分,例如營收、品牌信譽,至於不能立即賺取收益的庫存或不良資產,應該算為損失。負債則指任何貸款,尚未收齊的應收帳款,各種成本人事支出等等。店舖經營最好採取無資產經營為佳,設備房子能租就租千萬不要買,盡可能降低負債比例,提高利潤與可用現金。

店舖經營應該管理好資產負債表,切莫自我欺騙,將損失算成資產。盡量將資產負債表維持在盈餘,若出現虧損,要盡快檢討問題所在。若是應收帳款收不齊,則要加強做好應收帳款及其票期和應付帳款及期票的規劃,另外設法擴大營業額或毛利。小本生意最好盡量以現金支出,也收取現金,避免票期過長以及可能的跳票風險。創業主務必清楚自己手上有多少可週轉現金,特別是高現金週轉的業種。

另外,關於進銷存退的控管也務必仔細。嚴密掌管庫存值,根據各自產業的平均水準來計算。若是可退商品便盡量壓低庫存,有時效性之不可退商品的進貨數量管理上,則要透過日常銷售數據分析來掌握。

財務報表並不難做,只要切實的預估每一筆收入和支出的費用,算出成本、利潤、折舊攤提、庫存等費用,進行加總,統計盈虧,便能確實掌握現金流的動向,做好萬全準備,避免因為週轉不靈導致獲利倒閉的慘劇發生。

創業主想要管好現金流與財務報表,靠的不是精通會計簿記,而是培養數字意識,對店舖進行數字管理。所謂數字管理,並非只是將店舖日常營運的所有資料數字化,而是透過將與店舖經營相關的所有數字串聯起來,從中判斷出店舖經營可能產生的問題,以及尋找解決辦法的能力。

簡單說就是,創業主要懂得與數字交朋友,和數字談心,從數字裡找出自家店舖經營方向。透過數字管理可以看出店舖經營是否有設備過剩(例如折舊租金佔比與營收的關係)、人員過多(薪資獎金福利金等費用支出與營收間的關係)、負債過高(貸款利息壓力過大)的問題,這些問題都會反映在數字上,直接影響利潤佔比。利用營業額(定價×銷售)反推各項支出(成本)的合理佔比,透過數字推算,回頭制定策略(例如:刪減支出、提高售價、低價促銷提升營業額等等),找出最佳解決之道,有效降低/控制現金支出,穩定獲利。

前面談到的財務報表、資產負債比、無貸款經營、無負債經營、進銷存退資料庫的建立、成本定價毛利、現金流、營業額的計算等等,都是培養業主數字管理的基礎。數字管理對於店舖成敗,有著極為重要的關鍵,創業主務必在這個地方下足功夫去推敲規劃,才不至於造成開業後雖有銷售榮景,但支出成本過高,結果導致獲利倒閉的狀況發生,那就很可惜了。

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曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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