職場煉金術

強化業務/工作流程的秘訣──規劃力

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2007-10-05

強化業務/工作流程的秘訣──規劃力

文/zen

如果仔細檢閱企業大老闆的工作流程,不難發現,這些老闆們的行程表安排的密密麻麻,絕少有時間被平白浪費。成功人士不同於一般人的一點是,他們的「規畫力」都很強,小至日常工作/生活流程安排,大到職涯規劃。

加班,有時候是業務繁忙,但更多時候是不懂得規劃自己的業務流程。同樣的工作性質和業務量,老鳥做起來為何比菜鳥省時省力又好,與其說是經驗值較高,不如說是因為經驗,讓老鳥更懂得如何規劃安排手上的工作,因此比菜鳥的效率要高。

那麼,上班族的業務規劃力要怎麼培養?

首先,你應該了解自己分內之工作細項,了解自己的核心業務執掌之主題,從每天/周/月/季/年的角度,找出所有你所負責之工作,與公司其他同仁的配搭關係,了解每一件事情的目的、功能、作法、配合單位等等。

再來,最好的作法,就是劃一張圖表,將工作細項表列清楚,把所有工作間的關係、主從順序搞清楚,分出輕重緩急,抓出每項業務執行的最佳時段與所需時間,務必通透各種業務間彼此的配搭關係。

第三,以周為單位,將自己每天的例行工作業務寫下來,計算出所佔據之時間,找出自己的業務執行流程/模式,(做成圓餅圖最能評估自己在各項工作上所花的時間佔比,做兩個圓餅圖,一個是實際工作時間佔比,一個是工作項目所創造的收益佔比,兩相比較,就可知道哪些工作需要先做?)了解自己是否特別在哪些時段發呆(行程表中為空白之時段)?亦或者在哪些時段工作效率特別好?

第四、謹記工作的核心目的,按照自己的業務執掌的輕重緩急,和工作細項所需時間和最佳工作時段,利用時段切割法,(例如以九十分鐘為單位,規劃自己的工作。九十分鐘規劃的好處是,三小時能切成兩段,於是將上午分成兩大段,下午分成三到四段)重新編排自己的日常業務流程表,做出最有效率的分配(記得必要的留白,簡單說就是安排些可做可不做的工作,以應付可能的意外狀況發生時需要彈性調整行程,例如時段四,忙碌時多出一個加班時段),務必安排最流暢的工作流程,不要出現得為同一健事情反覆跑進跑出的現象。常常許多時間的浪費,就在不經意的疏忽與重覆相同動作間流失。

9:00~10:30 10:30~12:00 12:00~1:00 1:00~2:30 2~30~4:00 4:00~5:30 5:30~7:00
時段一 時段二 休息 時段三 時段四 時段五 時段六(彈性)

第五、實際執行看看,以周為單位,該周結束後自行檢討,找出時間被浪費掉的地方和原因。然後再拉高自己的視野,從公司/部門的高度,思考自己的工作延誤將造成哪些環節的阻塞,又該用什麼方式解決,再進行修正,一直到找出最順暢(快速但省力)的工作流程為止。這需要一點堅持,得有耐性,從每日工作流程開始檢討架構起,到最後一整年每季每月每週每天每食該做什麼事情,都能表定清楚,按表操課,才算是架構出審慎而又綿密的工作流程。

舉例來說,如果你是業務員,該如何安排外出拜訪客戶的時間以及拜訪行程,不讓時間浪費在交通往返上,就是一門大學問。此外,規劃提案時間和內容,讓業務提報更精準而不是空談閒聊(結果耽誤了下一個工作),也是業務員必須注意的事情。每週固定抽時間回訪客戶,追蹤進度,和主管同仁會報等等,必須審慎嚴密的規劃行程,才不會日複一日的得過且過。

所謂工作,就是利用有限的時間和資源,創造出最大效益的勞動。因此如何提昇工作流程規劃力,減少個人時間成本的浪費,儘可能提升個人資源的使用效益,找出和其他人工作配搭的最佳方式,從而以最小的力氣創造最大的效益,就是規劃力的核心價值所在。懂得規劃時間,一天節省十分鐘,一個工作年下來就省了兩千五百分鐘,足足有四十小時,等於多出一周的工作時間,不可不謹慎仔細。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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