職場煉金術

小動作,大安心-備份,讓你工作更順心

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2008-01-29

小動作,大安心-備份,讓你工作更順心

文/zen

相信每個人都知道「備分」資料的重要性,然而,卻也都有過資料憑空消失,缺乏備份因而得重新來過的痛苦經驗。

說到備份,那真是知易行難。之所以如此,大概是心存僥倖,認為「倒楣的不會是我」;此外,沒有切身之痛,沒有真正因為忘了備份又遺失原件,進而造成無法弭補的過失,因而面對「備份」資料,總是選擇性的做,或者三天捕魚兩天曬網,記得的就備份,不記得的就算了。

曾經有一家相當知名的通訊公司,某一年,已經十拿九穩的可以得到某家電訊業龍頭的大型標案,只差上門作場報告就可以了。沒想到,這家通訊公司的專案團隊到了現場,才發現電腦裡沒存資料,專案同仁也沒有半個有隨身攜帶備份資料(也就是說,不但沒帶備份,連原件都忘記帶了)。結果,該龍頭公司氣的認為該公司非常不尊重這個案子,最後把案子給了另外一家公司。就因為忘記帶備份,讓公司損失了好幾億的生意。

其實,備份工作資料,除了防止意外悲劇發生,造成自己的工作進度拖延,甚至害了公司獲利受損外,還有一些較不為人知的功能。

一、資料備份是種自我保護

如今的業務往來大量仰賴電腦與網路,以email和msn達成工作決策的項目日多。如果是工作上和客戶/廠商/主管/同事/部屬間來往的email和msn,全部都要謹慎的備份存檔,最好能夠按按日期、工作、人等分類。完整的備份,可作為日後工作出現糾紛時的查核之用,若不留下備分,小心沒有證據,讓自己陷入百口莫辯的窘境。

二、備分是一種資料管理

我們在處理手頭工作的時候,常常因為資料過於龐雜綿密,有見樹不見林之感。因而常常工作一做完,接著就得處理新上門的工作,忙得喘不過氣,卻也不知道自己在忙什麼。

然而,如果能夠在每一件工作告一段落的時候,利用資料備份的時間,重新檢視一下工作內容,將資料分門別類的收集整理,長久下來,將是一套相當精密嚴謹的資料分類管理術,對於工作的上手和效率,肯定有所幫助。

三、備份幫你釐清輕重緩急

工作最惱人的地方,在於永遠有許多意外狀況插隊,要你抽身去處理。然而,一離開去處理意外狀況,回來之後卻常常忘了自己主要業務的進度。

如果能夠有效利用備份,透過備份做出工作清單,訂出各項工作的類型和重要等級,設備份週期(定期備份)外,更隨時因應環境變化更新(例如前去處理意外狀況之前,在備份資料裡加註到何時完成多少進度等等資料)。久了之後,你將更能掌握主要業務與意外狀況間的輕重緩急,訂出真正符合公司與自己工作效益的流程表,大幅提昇工作效率。

四、備份,要如狡兔有三窟

如今的辦公室業務,大量仰賴電腦與網路。因此,將工作資料備份在工作用電腦和自己的隨身碟,已經是基本常識。

然而,光是備份數位檔案還不夠(萬一發生像921大地震的大停電怎麼辦?),還必須有紙本檔案的備份。若不太重要的資料,只少有紙本摘要記錄,重要的則一定要有紙本備份。

此外,選擇幾個可信任的網路硬碟,將資料分散備份在不同的網路硬碟上。如此一來,可以避免萬一公司電腦掛點,個人隨身碟又不幸壞掉,紙本備份又遺失或毀損(例如颱風造成公司淹大水)時,遺失資料之苦。

最後,備份資料除了自己要儘可能的備份存檔,還要做好清單摘要與備份,提供給自己的直屬上司、業務代理人,避免自己因為臨時請假或意外狀況而不能提供工作資料時,公司不致於因為欠缺你手上的文件而停止運轉。

總之,工作資料存檔備份的事情,是不可忽略的重要小事。很可能你備份了多年都派不上用場,但一派上用場時,很可能就是救命仙丹,不可不慎。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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