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好簡報讓你上天堂-做好工作簡報的秘訣

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2008-04-08

好簡報讓你上天堂-做好工作簡報的秘訣

文/zen

(這篇的簡報,談的很侷限,其實是分析出版上游對下游採購的提報方式而來,將來會再改寫擴大,更完整些)

好的簡報讓你(和你的主管、團隊)上天堂,壞簡報讓你下地獄。

凡工作必有簡報-簡報之於工作的必要性

沒有工作是不需要開會的,而開會一定有主題,主題則需要有人要做簡報。也就是說,簡報能力,在職場上是不可或缺的。

記得還在連鎖通路擔任採購工作時,每個月都要接待不少廠商,前來提案,進行當月新產品說明。新產品說明會對廠商來說,十分重要,因為,採購決定新品下量多寡的依據,八成來自廠商對其自家商品的介紹。

根據我自己的工作經驗,上市後能夠熱賣的商品,九成都是在新品簡報時,能讓採購感動,相信其一定能賣,進而願意下大單,甚至給予店頭位置,張貼海報或舉辦活動,促銷新品。

然而,即便做簡報如此重要,但還是有許多供應商不曾來向採購進行簡報,甚至連新商品報樣都十分懶惰,某些人還得三催四請,才願意傳來資料。如此消極態度的業者,在採購心目中自然大打折扣,自然難獲得青睞,更別說獲得促銷機會。

簡報的三種類型-行銷企劃,業務人員,製作人員

對採購進行新品簡報的,絕大多數是行銷企劃與業務人員,偶爾才有製作者前來介紹。三種人對於同一件商品的推薦,各有其切入點。

行銷企劃-客觀數據、市場分析

行銷企劃喜歡從分析市場切入,告訴採購一堆市場數據,或者自家公司將會在新品周期進行什麼樣的促銷活動,預期可以收到什麼成效。再有一種,則是誇大過去同類型商品的銷售成績,增加採購信心。

業務人員-和你搏感情

業務人員喜歡和採購搏感情,說明會上通常是東家長西家短的閑聊一些同業八卦,最後再將重點新品集中推薦,甚至直接以老江湖的口吻,告訴你這件商品在你們家通路就是能賣多少,你下多少就對了。

業務人員的簡報會議上,產品不是主軸,拉近採購和業務人員的關係,讓採購信任這個人,以致於信任其所推薦的產品,才是會報主軸。因此,很少會談到產品,也很少談市場分析。雖然業務人員對於市場的了解,其實並不遜於行銷企劃,但業務人員多半喜歡博感情,不喜歡講數據。

製作人員-產品特性、使用效果

至於製作人員的報告,則多半偏重在產品本身的內容、特性,消費者的使用效果,其他試用者的口碑經驗等等。另外,提及一些產品製作過程中的有趣小故事。通常這些與產品有關的小八卦(特別是意外事故),更能抓住採購的心,使其和產品建立一種連帶感,願意推薦給自家通路的消費者。

其實,這三種簡報切入點各有優缺點,也都各自有執行的很好與很遜的個案。也不一定行銷企劃就不能用業務人員或製作人員的簡報方法,只是通常來說,簡報會議的走向會隨著簡報者的身分和業務特性而有所不同。

好簡報-簡要的掌握重點、說一口好故事、夠真誠且感人

但無論哪一種,執行良好的人(也就是讓採購願意相信,然後下大量的),不一定口齒伶俐,但絕對誠懇,讓你相信他說的都是真誠可信的。

報告不一定冗長,但永遠在簡報時,精準掌握重點,不偏離主題。報告不一定要很花俏,搞了一堆複雜的圖表,、動畫,不一定有太多數據分析與調查報告,但一定是一個能夠感動人心的精采故事,讓人動容,願意相信(至少在當下!採購也是一種專業,事後還得確認公司內部相關資料,印證簡報者的說法是否可信。當然,信譽良好的簡報者的可信度較高,採購願意直接採納的機會也大)。

簡報的目的-引發共鳴,建立聯結,取得認同,達成目的

其實,無論什麼工作簡報,目的都是一樣的。那就是順利的讓你的簡報對象(業主,採購,老闆……)對你所簡報的產品/觀點產生共鳴,願意認同且建立聯結,化為自己世界裡的一部份,認為是一件於自己有意義/利潤/效益的東西,進而採用。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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