職場煉金術

小細節決勝負~留心電梯測驗

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2008-10-07

小細節決勝負~留心電梯測驗

文/zen

(本文發表於2008.10.7自由時報上班一族版)

機車的電梯測驗

曾經任職麥肯錫顧問公司的伊森.雷索說,一些與麥肯錫合作的大型跨國公司的高階主管,經常使用「電梯測驗」來驗收公司成員專案報告成果,順便檢測同仁的報告與臨場反應能力。

通常,這些公司高層,會先將負責專案的相關人等,全都集中在公司的會議室,一副準備開會,聆聽報告的姿態。等全員到齊後,高層姍姍來遲,並且一劈頭就道歉,說自己臨時有事,得先行離開,但是自己又不想錯過會議,因而要求報告者趁著自己搭電梯下樓的空檔,簡單扼要的向他報告專案結果。

伊森.雷索說,搭一趟電梯不過三十秒,要在三十秒內把一個龐大的專案報告清楚,是非常大的考驗,很多公司都是利用「電梯測驗」來篩選合作伙伴與公司同仁(的升遷)。例如,電影製作人會要求提案編劇以三十秒的時間簡介其作品的重點;電視選秀節目初選的表演時間,也在三十秒到一分鐘之間。

另外,我們常在電影裡看到,某些公司主管為了打發毛遂自薦的纏人者,丟給他,「我只給你三分鐘說明」的話。結果,說明者靠著口才、自信還有熱情,兩人相談甚歡,不知時間之流逝,這其實也是一種電梯測驗。

電梯測驗的目的

其實,「電梯測驗」不僅限於搭乘電梯時對客戶/高層做簡報,更泛指所有希望簡報者在最短時間內(通常最常不會超過一分鐘)把專案成果說清楚的要求。「電梯測驗」是最能測驗員工的臨場反應、構思/組織能力與利用時間的能力。

畢竟,要一個人把數個月的工作成果濃縮在三十秒鐘之內報告說明,必須十分了解專案的核心目的,只針對客戶/主管所要的發話,廢棄冗長而無聊的發言,拒絕無謂的延伸細節,將報告聚焦在專案最核心的成果上。

公司高層總有很多會議要開,有很多重大決策要作,細節是專案執行者要在意並且確實履行的,高層在乎的是能否相信你的專案有自信/能力能夠履行所提的建議,以完成計畫。

舉例來說,公司高層要你的專案提出改善某項產品銷售的執行企劃案。那麼,在電梯報告時,應該先提出專案預計在多久時間內(例如一年)達成多大的業績提升幅度(例如100%),再報告執行方向與策略(例如重新劃定市場,重組目標消費族群。)

想順利通過電梯測驗的話……

要想順利通過「電梯測驗」,報告者必須有自信(畏縮的人,恐怕還沒開口,電梯大概已經到一樓了),能把話說清楚(口調清楚),且以最簡單易懂的說明方式讓人了解(組織報告能力)。

報告者最好,先報告專案工作的結論,再提出為了達成結論所必須完成的執行策略/工作重點(至多不超過三點),不用擔心提資料佐證觀點(也就是說明執行方針與細節,預算與人力需求等)的問題,如果高層對你的報告有興趣的話,這個部份將來有的是機會能夠說明。

當公司高層發出沒時間詳細聽報告,一起搭電梯順便跟我說明的訊息時,千萬別傻傻的要高層先走,下次再召集會議。若果如此,你的專案恐怕飛了,你還不知道究竟怎麼回事?

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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