寫作有方法

從此不再害怕寫報告

By
on
2008-12-18


從此不再害怕寫報告

文/zen

(本文發表於台灣出版資訊網)

書名:邏輯寫作力

作者:照屋華子

譯者:呂美女

出版社:天下雜誌

坊間提升上班族的職場競爭力的出版品不少,從強行力、領導力、創新力、業務力、行銷企劃力,到問題解決能力、邏輯思考力、閱讀力等等,五花八門,無奇不有。惟獨「寫作力」方面的書,不多且多複雜難懂,讀完之後不知如何應用?

「寫作力」是極為關鍵卻少有人大力強調的一種職場競爭力。畢竟,小到同事間的Email溝通、客戶間的商務書信,大到對主管/公司的企劃提案、專案報告,全都得用「寫」的完成。寫不出簡單明瞭清楚易懂的好報告,就算業務執行力再強、口條與人脈再好,恐怕都很難讓上面知道。因為,企業作為科層組織,本身的運作靠的就是文書作業。

照屋華子的《邏輯寫作力》一書,結構清楚、條理分明,以一組專案報告為實例,按照作者預定的寫作力架構鋪陳開展,逐條分說,介紹了一種可以讓人直接拿書跟學、模仿、操練的寫作邏輯,非常值得推薦。

《邏輯寫作力》首先辨明,「商務寫作」的目的是業務溝通,因此最重要的不是展現華麗文采,而是條列分明、說理清楚,讓讀者一目了然,不但能夠引發讀者閱讀興趣,並且還能幫助讀者快速掌握重點,獲得他們心中的期待解答/反應。

商務寫作在提筆之前,一定要先確認「到底要寫什麼(明確的主題)?」「為什麼而寫?」「寫給誰看?」「誰來寫?為什麼?」「能否回答讀者的疑問?」「希望給讀者什麼樣的反應?」「能否滿足讀者的期待?」

由於商務寫作多半是為了解惑而寫。因此,目的與對象確認完成後,得思考寫作主題「目前的實際狀況?」「狀況反應的問題?」「解決辦法為何?」三大類目,配合上述提及的寫作對象需求,擬定報告大綱架構(第一章)。

至於實際的報告內容,須在寫作架構完成後,以符合「邏輯思考」的模式完成內文。照屋華子在書中(第二、三章)清楚介紹了「邏輯思考」的寫作邏輯和使用方法,也就是運用MECE、So What?/Why So?建立起分類嚴謹而不遺漏,清晰簡潔、具體而層次分明的分析,讓解決問題的資訊/證據能夠清楚明白的呈現。

比較特別的是,照屋華子花了一整章(第四章)分說「導言」的重要性。導言雖短,但卻是提綱挈領(包含為何寫?誰對誰寫?寫什麼?),吸引讀者閱讀與否的關鍵。若不能以導言引發讀者閱讀意願,無論正文多麼精湛,都是惘然。

最後兩章,照屋華子介紹讓人一目了然的商務寫作版面配置方法(大小標、分段、序列),以及常犯的報告呈現與寫作技巧的問題。通本讀完,只要能嚴守作者的教導,多加練習,定能寫出讓人有興趣且一目了然的好報告,寫報告也不再是苦差事。

標籤
相關文章

留言

Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

Zen大著作推薦