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小細節決勝負~記住名諱 贏得客戶心

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2009-01-19


(本文發表於2009.1.19自由時報上班一族版)

在電影《穿著Prada的惡魔》裡,有一幕是女主角和同事陪同惡魔女上司出席晚宴,隨侍在女上司身邊,隨時為她提醒前來握手的人的姓名、職業、興趣等基本資料,好讓女上司能夠做出得體的應對。女主角的同事甚至因為無法迅速提醒而丟掉了前往巴黎參加時裝週的重要出差。女主角為了這場宴會,行前背了好幾本宴會名單基本資料,才將所有人的背景資料全都寄在腦海裡。

名字是獨一無二的身分象徵

在職場上。我們都知道,記住名字很重要,從老闆、直屬主管的名字,到重要客戶(與客戶的家人、好友)的名字,甚至敵對廠商的名字,還有尚未成為客戶的潛在客戶的名字更是重要。有時候,一筆生意之所以能夠談成,只因為能夠叫出對方的名字。

名字之所以重要,是因為名字是最獨一無二的分類法,最能代表某個人的身分象徵,除了少數人例外,絕大多數人都珍重並喜愛自己的名字,享受/喜愛被人一眼就認出來,並且叫得出名字那種優越感。

然而,雖然名字很重要,但人的記憶力卻很有限,而且非常不可靠。因此,若想要能夠好好記牢客戶與商務宴會/會議上認識的人的名字,最好做一點準備功夫。

行前預備功夫

無論是出席商務宴會、會議,還是拜訪客戶,千萬不要只準備提案所需的企劃書資料,忘了準備出席人員名單。

無論出席的場合是什麼,主辦單位那裡肯定都有出席者的名單,事先去函向主辦單位申請與會者的名單,如果有與會者的照片最耗。

拿到名單後,根據出席者的身分、性別、職銜/務、學經歷等背景資料進行分類,按照每一個出席者的個人資料找出和自己有相同淵源的地方,記住出席者的名字和長相以及和自己的關係。

事先評估名單與身份背景,是為了排定與會時必要的會面次序(有沒有你一定想認識的人?,有哪些人可以成為你認識關鍵人物的輔助?),找出對方目前的工作重心,關懷的事物(Google能幫助你收集更多個人資訊),與會時能夠順利和對方交談的資料,找到聊天和建立關係的切入點。

如果名字有特別難發音的字,一定要先查好發音,牢記在心。通常這些人的名字容易被念錯,如果你能一次就讀對,肯定能贏得對方好感。

熟讀名單,把名單帶著,正式會議/宴會前再花點時間複習,等到有機會能叫出這些人的名字時,要向老朋友般自然而然的稱呼他們的名字。

雖然記住並念出名字只是小事,但卻能給對方感受到自己的用心。對方不免會想,僅只是一場小會議/宴會就如此用心準備,想必工作也很謹慎、用心,自然提升了對你的好感與進一步合作的意願。

活動當天

雖然事先取得與會者名單,熟記資料,不過如果是初次見面的人,還是不易裝出過份親密、熱絡的樣子。依然需要從交換名片,彼此介紹開始。只是,事先準備讓你知道最好找誰來幫你引薦,還有交換名片後該聊什麼話題,避開什麼禁忌,替你爭取結交人脈,打通關係的機會。

善用會議上發放的名牌,別在明顯可見的地方,有些人喜歡故作瀟灑,不喜歡別上名牌,卻因此錯過結識重要人物的好機會。不過,大人物往往不喜歡別名牌,他們認為所有人都應該認識自己。事先準備的好處是讓你一眼認出自己想認識的大人物,不會因為對方沒有別名牌而錯過。

記得,不要浪費時間在宴會/會議提供的餐點,最好行前就先吃飽,商務會議/宴會是讓你認識重要客戶的機會,如果你花太多時間在吃好吃的東西,將會錯過認識人的機會。試想,有人替你引薦認識某位大老闆時,你嘴裡正好塞滿食物,會是多麼糟糕的第一印象?

在宴會/會議上收到名片後,記得在交談過後,找時間將你在交談過程中所得到的個人資訊記錄在名片上,千萬不要忽略這個小動作,記住個資訊對往後互動有非常大的幫助(人們欣賞第一次見面就能記住自己名字和個人資訊的人)。

不要害怕和身份高於自己的人攀談,反而要把握機會,利用事先準備的資料贏得對方的好感(記得,大老闆與高階主管是不輕易與人交換名片的,別傻傻的想和對方換名片,除非對方先開口向你要名片或給你名片);不要厭惡和身份低於自己的人交談,你永遠不知道這些身分職階比你低的人在公司的實際重要性。總之,得體有理的面對你所認識的每一個人,把他們當作朋友般對待,不要歧視,也不要過於崇媚,保持專業自信,大方以對就可以了。

會後整理、紀錄

商務宴會、會議結束後,最好在當週工作日結束前,給你在會議、宴會上新認識的朋友、客戶發封Email問候信。不過,如果是重要人物,信件最好能夠手寫、郵寄是最好。的確,現代商務往來已經沒什麼人在寫信,但是,正因為如此才能顯得你的慎重與真誠。

信件的內容不要冗長,主要針對會面當天所談及的內容做摘要整理,並感謝對方撥空與你談話,讓你收穫良多。如果能夠在信件中引用對方說過的話,適當的提及對方曾經表示關心的事情的後續發展,更能拉近彼此的關係。

試著在認識人這件事上做好功課,肯定能替你廣結人緣,贏得好印象,賺進好業績。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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