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小細節決勝負~善用Email,處理工作大小事

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2009-03-03


改變商務模式的網路與電子郵件

網路的崛起,實在是上班族的福音。從求職面試、同事交流、客戶往來、工作會報、敲定會議等等,許多資料蒐集與文書往返的工作,都可以利用網際網路與電子郵件處理,懂得善用Email和不懂得善用Email的上班族,工作效率以及成本管控的能力有如雲泥之別。網路與電子郵件可以說是從根本改變了工作與商務往來的方式。

舉例來說,過去沒有電子郵件的時代,無論是發送商品目錄,還是給客戶發送問候卡片,每封信都得一封封以手工貼郵票、寫地址、黏封口,不但費時費力還得花上一大筆郵資。有了Email之後,輕鬆多了,不用黏貼郵票寫地址,只需要設定寄件群組,完成信件後,輕輕一按「傳送」,就可以馬上將信送到客戶手中。

電子郵件的速度快、效率高、成本低,拉近了全世界的距離,讓人們自由的溝通分享,卻免去投寄郵件的費時與花錢。甚至隨著網路科技的發達,各種即時通訊與網路/視訊電話接連興起,工作可以更有效率且更省成本的完成。

電子郵件非萬能

基本上,現代商務往來幾乎沒有不用電子郵件處理工作的。不過,每次邂逅新客戶時,最好還是事先請教,該公司對於使用電子郵件與網際網路的態度。電子、網路或科技取向的公司或許沒有問題,但若碰上傳統產業、老公司,或保守守舊的老闆,亦或是從事傳統工藝,對現代科技較為排斥的公司/產業,或許問清楚該公司使用電子郵件處理商務事務的態度,才能避免不小心得罪客戶。

舉例來說,雖然幾乎每家公司都接受以電子郵件處理工作,不過某些公司卻依然希望客戶能夠提供一份紙本備份(以傳真或紙本郵件投遞皆可),特別是關於產品的報告、和會議紀錄和草約合同。

此外,有些公司能夠接受所有文件都透過Email傳送,有些公司則僅只接受一般的商務往來,涉及機密或合約的內容,則依然以電話、直接會面交流為主。這裡有一個判斷原則,那就是電子郵件的內容萬一被人公開或上報了,是否會讓雙方蒙羞或遭遇損失,如果是,那麼就不要使用電子郵件(至少得取得雙方同意)。總之,千萬要搞清楚狀況,不要誤以為每家公司使用電子郵件的態度都和自己一樣,特別是寫信給不同文化的外國客戶,更是要小心。

書寫電子郵件時的禮貌與規矩

商務往來的電子郵件,標題主旨最好清楚,問候語要適當(不要裝熟,也不要過於生疏/姓名加職稱與問候語,是不錯的起頭,例如某某經理您好),內容最好簡單扼要且直接(陌生客戶要先自我介紹,接著簡要說明來信目的,再展開信件內容),不要閑聊、廢話與工作無關的瑣事或八卦(一方面不禮貌、二方面會留下「證據」),以文字為主,盡量避免圖片的使用(可以附加檔外掛方式處理,別直接在文章中穿插太多圖片),書寫文法與格式必須正確,避免火星文與自以為幽默的開玩笑,寄出前要檢查錯字與標點符號的使用,留下可以讓對方找到你的Email、電話與地址。如果是你收到對方來信/回覆,盡速回覆,別讓對方等候超過一個工作天。

電子郵件是你與客戶互動的重要工具,想讓客戶對你留下專業與深刻的印象,就不要隨便利用電子郵件傳送無聊的轉寄信或笑話文,更不要投寄大量且沒有用的資訊(特別是很可能讓對方中毒,或打開很花時間的附加檔),千萬不要投遞讓對方連看都不看就刪除的信件,除了商務往來,不另作其他目的使用。

記得,所有商務往來的Email都要備份,萬一將來合作出現爭議時,有跡可循,保護自己也保護公司,免於蒙受不必要的損失。

電子郵件的不變之處

網際網路與電子郵件雖然便利,不過,使用的基本邏輯,其實仍和蝸牛郵件時代的書信寫作一樣,有必須嚴格遵守的規範和禮儀,千萬不要誤以為電子郵件提高了人們互動溝通的速率,就可以將基本的禮貌和規矩全拋在腦後不顧。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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