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小細節決勝負~寫好Email的秘訣

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2009-03-03


Email對於今天的商務往來,有著不可或缺的重要性,除了寄送迅速、省時方便之外,成本也遠比過去紙本郵件低廉,堪稱是劃時代的商務工具。

只是,Email的好處雖然眾人皆知,也知道商務Email應該避免傳送與工作無關之文章、檔案,然而,該如何寫出一封贏得對方青睞且博取對方好感的Email,想必仍是許多上班族感到頭痛的事情。

畢竟,每個往來的客戶/同事性格與行為模式都不同,同樣一句話,不同的人就會有不同解讀。Email該怎麼寫才能面面俱到,讓每個人都能正確接受到信件中的訊息鳴,實在是件難事。

模倣行文語氣,與收信人同步化

其實,想寫封令收信者不自覺的接納且認同的Email並不難,只要謹記一項原則,那就是透過模倣對方的用字遣詞、行文語氣,逐漸與對方同步化,讓對方覺得你和他是同樣的人,擁有同樣的價值觀與做事方式,很快就能讓收信者對你產生信任,接納你信中所寫的內容。

公事公辦或問候關懷?

舉例來說,喜歡在Email中公事公辦的客戶/同事,千萬不要寫過於流露情感(無論是幽默還是崇拜),或與工作內容無關的東西,最好直接破題,且將信件內容鎖定在工作範圍之內,平日裡也不要隨便寄送和工作無關的Email給對方。

相反的,如果是喜歡熱絡、拉關係的客戶/同事,不妨在信件的最後,問候對方的近況,或者以不經意的語氣詢問對方最近和你一次見面時向你提過的私事之後續發展(例如如果對方跟你在上次見面時,提過自己的小孩快上小學了,不妨追蹤問候對方的孩子上學之後可能發生的一些狀況),相信你很快就能被對方接納。

重視格式或者隨性自然

公事公辦的人,寫Email時也十分講究稱謂、格式,且絕少使用表情符號,更不會附上無聊的插圖或影片,信件只會繞著工作打轉。面對這樣的人,寫信時內容務必簡潔有力,格式與標點符號務必正確,千萬不要出現錯字或稱謂誤植的情況,更不要隨便以對方的名字稱呼之(最好以職銜或尊稱稱呼對方),少提心情詞彙或形容詞,少用誇示語氣,否則會讓對方對你的專業印象大打折扣。

相反的,喜歡在信件內容中穿插表情符號或圖片的人,也許希望透過一些輕鬆的符號拉近彼此距離。寫信/回覆此類人信件時,不妨多利用對方使用過的表情符號與插圖,另外,設法將對方的名字代入行文之中,不妨在行文中添加一些描述心情的語彙或形容詞,營造一種你也願意與之親近的感受。千萬不要冷冰冰的寫信交代工作內容後就說再見,否則恐怕會自討苦吃。

寫Email雖然是工作中每天都要做的事情,但是別因為是小事就忽略,在Email上用心,絕對能提升你在收件人心目中的地位和可信任度,對工作的幫助很大,千萬不可小覷。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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