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職場煉金術 寫作有方法

Email的長短,決定你的職場前途

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2010-10-14

(本文部分文稿發表於2010/10/25自由時報上班一族版)

因商務需求,撰寫Email時,你的Email是言簡意賅,還是鉅細靡遺?使用文字還是表情符號較多?

據說,曾經有人針對商務人士的Email的長短與文字使用方式進行調查,分析之後的結果,通常位高權重的人,Email言簡意賅;中間階層,Email鉅細靡遺;低階(但不一定是新進)員工的Email則是表情符號充斥,且喜好轉寄各種網路郵件。

分析者說,位高權重者時間就是金錢,寶貴的很,沒時間在Email上長篇大論,真要長篇大論就直接把收信人找來,當面對他說即可;中間階層之所以長篇大論,是因為他需要說明/說服上位者接受自己的觀點,解釋給下位者明白;下位者則認為,表達自己的心情比甚麼工作任務都還重要。

這個研究的重要之處在於,當你在商務會議場合拿到了一張名片,將對方納入通訊錄,和對方建立某種通信關係時,多少可以用來判斷對方在公司裡的角色位置,好判斷該如何和對方應對進退而不失禮。例如對忙碌的上位者也多以簡單扼要的文字回覆,對中間階級則不妨多一些筆墨和對方溝通閒聊,對下位者只要偶爾轉寄一些超有趣的網路文章,就能適時地拉近彼此的距離。

這個研究沒告訴我們,當一個人換了位置時,寫作Email的方式會否改變,不過,倒是提醒了有上進心而目前仍居下位且很愛轉寄網路信件的職場人,是該收手了,免得讓人誤以為你是個不值得交往/提拔的小咖。

 

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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