職場煉金術

如何面對煩人的行政庶務工作,提升工作效率?

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2012-04-11

如何面對煩人的行政庶務工作,提升工作效率?

文/zen

雖說現代企業強調創新研發等知識性的工作,許多人也樂於從事有挑戰性的工作,不過,一家企業(組織)要運轉順利,總是得有人從事日常的行政庶務工作,就算是從事研發創新設計類型工作的專業人士,除非你是收入破千萬,有專門幫你處理一切雜務的經紀人,否則,總難免得和行政庶務工作打交道。

簡單說,煩人且不斷重複地規律出現的行政庶務工作,是無法迴避的事情。多數人都是心不甘情不願地按表操課,完成一堆瑣碎而煩人且永遠沒完沒了的行政庶務工作。

該怎麼改善面對行政庶務工作的煩人心態?

我認為,正面肯定它的存在的確很煩人,然而拋棄不管又不行(也就是說,它的存在很重要),是很重要的。

一個人之所以會厭惡某一件事情,常常是因為不夠了解,因為不了解而心生誤會/恐懼等不必要的負面情緒,從而打內心深處厭惡、排斥,心態上就討厭,以至於做起很難順手。

如果瞭解了行政庶務工作存在的重要性,肯定它的特質(煩人、無止盡的反覆),雖然不能從此將他拋之腦後,卻能很大程度地化解內心對此工作的焦慮,減少投入工作時的煩躁和壓力。

以行軍打仗來比喻公司組織,業務就像衝鋒陷陣的士兵,行銷企劃就像規劃戰略執行的軍官,董事會舊項決定戰略決策的將軍,而行政庶務就像後勤補給。兵法書都說,要打敗一隻軍隊,削弱其戰鬥力的首要不是殺最多的士兵,而是剪斷後勤補給,讓糧食彈藥運補跟不上軍隊,就能輕易瓦解一隻驍勇善戰的軍隊。畢竟,沒有飯吃、沒有子彈,再能打仗的軍隊也是白搭!

同樣的道理,一家公司的業務再會搶單,董事會的決策再正確…,如果負責組織運轉的行政庶務部門工作效率不彰,甚至停擺,那公司也很難運轉下去。

公司的主管必須給予從事行政庶務工作的同仁高度的尊重,也要保障其收入無憂(不少企業都以為行政庶務部門非業務單位不能賺錢,輕忽隨便,只肯給低薪,找不到好人才替打理公司的大小事,實在是非常要命的錯誤想法) ,甚至某種程度上允許行政庶務人員以自己的作業流程來完成工作,不要設定太多條條框框,把規則訂得太死。

面對行政庶務工作最要不得的就是逃避、敷衍,輕視怠惰、胡思亂想,卻又只能遵守死板將硬的規定做事,一點變通都沒有。也就是說,惱人的行政庶務工作在認清其重要性,正面面對,以及給予部分的執行彈性,大多數人應該就能以健康而有效率的態度面對。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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