職場煉金術

永遠記得~提前通知

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2012-05-10

永遠記得~提前通知

文/zen

相信每個人都有搭小黃的經驗吧?

搭小黃時,最怕的就是告訴司機目的地之後,對方二話不說就開車,悶著頭開,你不知道他到底有沒有繞路,自己要花多少時間才能抵達,陷入一種五里霧的狀況中,因為未知而感到焦慮。如果搭計程車是為了趕赴面式或洽談重要工作,那種路遙遙不知何時抵達的焦慮,更是折磨人。

繞遠路,多花錢還是小事,最怕的是,司機先生為了替自己多賺一點錢而繞遠路,卻把車程時間拉長,耽誤了之後的行程,甚至搞砸了生意。

告知目的地之後,司機先生馬上提供幾條抵達目的地的路徑選擇,並且說明清楚每一條路線的路況、時間,讓客人對自己如何抵達目的地,得花多少時間能夠明確的了解,能夠安心不少,甚至還能利用時間在車上處理工作。

後一種種司機之所以令人安心,僅僅在於他做到了「提前通知」。

想在職場上贏得好人緣,有一個非常簡單卻又關鍵的秘訣,那就是「提前通知」。

前往拜訪客戶,提前通知客戶拜訪時間,這樣的道理大家都明白。然而,快遲到了,只是遲到一兩分鐘,也還是要提前通知,很多人可能就會忽略了。

同樣的,召開會議應該提前決定時間地點,通知與會者,大家都知道。不過,有些主管仗著職權之便,喜歡臨時招開會議,部屬只好放下手邊工作來配合。雖然嘴上不說,但心裡一定很不滿。

簡單來說,在職場上,無論做甚麼事情,只要是必須與其他人互動,產生連繫的,都要提前通知。

提前通知之所以重要,一來因為職場上每個人都很忙碌,行程表排滿行程,事先通知,可以讓對方了解狀況,好安排接下來的工作狀況;二來讓人家有時間準備,或調整之後的工作行程規劃,不至於得全盤推倒重來。

好像前面提到的,遲到一兩分鐘,看似沒有耽誤多久。但是,如果和自己見面的是行程表以分為單位安排的大人物,別說讓對方的印象變差,會面的洽談內容也可能因為少了這一兩分鐘而無法完全傳達給對方。

提前通知,令自己和合作者都能妥善進行時間管理,將時間成本壓縮到最低。要知道,在忙碌的商場,時間成本經常遠高於其他成本,提前通知能讓每個人的時間成本最適化,自然能夠贏得好人緣。

這也是為什麼在職場上,守時是如此重要,而遲到是如此令人無可忍受的原因!

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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