人人當老闆

Letter XV、建立合作團隊-供應商與外包團隊管理

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2012-08-26

Letter XV、建立合作團隊-供應商與外包團隊管理

Dear :

在<小店也要世界級>那封信中,我們談到了如何透過網路、外包和快遞建立世界級小店。網路的部分該封信中已經談過,這封信我們將談外包與快遞這兩部分。

廣義來說,快遞泛指經銷流通業務,其實,快遞就是一種外包,因為絕大多數的個人工作室、中小企業或小店舖都無法自行聘請送貨人員,因此將送貨業務外包,是一項有效降低支出的方法。

現在坊間快遞公司頗多,可選擇的服務方法也多。有以速度快著稱的,也有以重量計價的,另外還有以次數計價,地區範圍乃至事先賣販快遞配送袋的,創業主應該選擇最適合自己又便宜的快遞公司,建立長期合作關係,將所有快遞業務外包。

其實,不只是送貨可透過外包給快遞的方法降低成本,除了創業主的核心技術與主要銷售之商品/服務之外的其他工作,都可以透過外包代工,盡可能節省人事以及原物料和行政支出。

坊間一些個人出版社,其實並非一人統包所有工作,除了選書和出版企劃自己動手外,其他將翻譯、撰稿、審校、排版、封面設計、印刷、經銷、全都外包,就是一例。在出版業,透過外包團隊編製圖書已經是非常普遍的生產模式。其實不止中小企業,臺灣最引以為傲的電子產業就是靠外包世界知名品牌的生產代工起家的。

除了把非核心作業流程外包外,其他像會計、清潔等工作,也可以外包。特別是帳款不太複雜的個人工作室或小出版社,與其老闆自己算帳算的亂七八糟,還不如將會計工作外包(當然開票這些和錢有關的工作還是老闆要自己負責為佳)。

未來的世界將會朝兩極化走,不是超巨大的集團公司,就是超靈活的小型個人工作室或中小企業,除了自家的核心能技術外,其他工作權都外包。

不過,因為日漸仰賴外包,所以建立一個了解業主需求,可以準時交貨,價格便宜品質又好,有需要時還可以替業主趕工的外包團隊就非常重要了。平日就要多收集可供自己業務使用的外包廠商名單,並多方向同業打聽優秀的合作廠商,多了解各家廠商的專長與價格,做成表單管理。若工作上有需要,馬上就可以調度使用。若其他業主有需要,也不吝於推薦自己合作愉快的協力廠商接單。魚幫水、水幫魚,若以誠相待,不要惡意挑剔、殺價或壓低價錢,萬一業主有困難或特別需要,相信協力網絡的外包廠商也會很樂意幫忙的。

以出版編輯工作來說,從文稿撰寫翻譯到審校封面設計印刷等等一長串的網絡,靠的是業主的高EQ,能夠同時掌握不同產品的不同製作進度,並且讓各產品能夠在預定時程推出,這需要十分高明的連結整合力,而這也將是未來工作所需要的人才,更是創業主不可或缺的特質。

能夠遙控、操縱的外包協力網絡越大的創業主,越能利用最少資源,完成最大工作。就好像人透過槓桿,將原本自己徒手搬不動的重物,輕鬆抬起來一樣,有默契的外包協力網絡就是創業主的最佳槓桿,能夠幫助業主撐起這個世界。

切莫忽略外包的重要性,透過外包協力網絡的槓桿操作,成為世界級個人工作並不困難。

祝好

Zen大

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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