職場煉金術

工作行程安排,務必預留轉圜時間

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2017-08-08


工作行程安排,務必預留轉圜時間

文/Zen大

必須承認一件糗事,工作多年來,每個月初排定工作進度時,都有過分樂觀預估的情況。雖然不是沒有如數完成甚至超前進度的情況,但也經常出現進度趕不完,預估進度太過樂觀的情況。

仔細回想起來,大抵沒有將生病、臨時追加工作,工作比想像中的更加困難,需要更長的執行時間考慮進來的緣故。

幸好我自己每月預定工作進度,實際上是超過每月需要繳交的工作數量,還有一部分自主開發案件的時間安排,是以真的沒能達成進度也多半是自己心目中對自己的理想進度之要求,而非真實進度之落後。

社會心理學者研究發現,人類多半有過分樂觀高估自己能耐的情況。例如,還沒考試之前請同學預測自己的成績,多數都會比真實結果來得高。

過份樂觀預估,不一定是不了解自己的實力,而是真實世界的狀況多變化,不可預期的風險太多,人無法窮盡掌握。

在工作行程的安排上,更是要小心落入行程遞延循環的窘境。不少大老闆常常在第一個日常工作行程就拖延了結束時間,往後的所有行程全都遞延,又不敢果斷的取消其中某一個行程來緩衝。

結果從第二個行程開始,就拼命在追趕行程,除了其他所有行程的參與者都得放下手邊工作等待大老闆降臨之外,大老闆自己也因為趕行程的緣故,落入忙亂之中,甚至不自覺地落入「隧道視野」(只看眼前而無法預估未來),做出錯誤決策判斷。

行程時間多抓一些餘裕,即便準時或提早結束,自己也可以緩一口氣,或者休息一下,打個小盹,再繼續下一個行程。

腦科學研究指出,用腦工作者想要恢復清楚的判斷力,不被疲憊擊垮最好的方法不是喝咖啡或茶飲提神(抽菸更別說了),而是睡個小覺,讓腦子放鬆,休息。

不讓腦子休息,不斷要求其高速運轉,最後腦袋過於疲憊時,甚麼判斷都做不了。人在極度疲累時是無法下判斷的,即便是一個非常簡單的吃拉麵或是吃飯的選擇,都會停頓很久,做不了決策。因為人腦做每一次決策都需要使用腦力,而這樣的腦力並非無窮供給。

所以,非但日常行程不應排得太滿,腦力工作者也不應該熬夜加班。真的非得熬夜趕工,則得學習將睡眠分切成小段,絕對不能長時間的持續清醒,否則絕對會有悲劇發生。

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。