職場煉金術

開會前,熟讀會議資料沒?

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2017-09-01

開會前,熟讀會議資料沒?

文/Zen大

記得我還在公司上班時,曾經有過一次,從下午一直開會到晚上九點多的經驗。仔細回想,那一次漫長的馬拉松會議上,其實花在討論會議主題的時間並不多,更多時候是同事們在閒聊天、吃零食,說廠商八卦,會議討論常常跑題,拉不回來,於是成了一場漫長的會議。雖然最終還是完成了該討論的議題並做出決議,但是從工作效率的角度來看,實在很糟糕。

無效率的會議,相信不少人都參與過。會議之所以會沒有效率,歸根究柢,乃是開會時,與會者無法聚焦在會議主題上。除了聊是非八卦,跑題談不相干的八卦外,事先沒有準備,兩手空空的就來開會,在會議上才來聆聽報告者的發言,才來思考、找資料,自然得浪費許多時間。

開會之前,每個與會者都應該充分閱讀會議主題資料,認真思考並找出要在會議上提出的疑問,或需要提出來討論的事項,這樣的基本功夫,會做的人不是沒有,但是應該不多。

或許這和我們過往的受教育經驗有關。在上課之前,會想到先預習老師上課的進度的學生,恐怕不多。多數人都是在老師上課時才第一次聆聽到該學習的知識,但是因為沒有事先預習,根本無法在課堂上向老師詢問自己不懂的部分,甚至連自己懂不懂都不清楚?

在歐美,學生是得在上課之前先讀完指定閱讀的內容,並且做出最基本的歸納整理報告,找出自己的問題所在。上課時,透過聆聽講台上老師的講解,確認或修正自己的理解狀況,並針對不懂或與老師所講授的內容有不同之理解處提問,請老師再講解。

開會前事先做準備,閱讀相關資料,認真思考過之後,能夠確認自己懂或不懂的部分,接下來只需要將焦點放在不懂的部分就可以,將能大幅減少會議時間,不要佔據大家的寶貴時間,處理那些基本上沒有疑問,只因為沒有事先預習才不懂狀況的事情。可以把重點放在眾人都有疑問的地方,進行討論。再加上因為事先大家都已經預習過,腦中有著不少相關資料,在對有疑問處進行討論時,得以言之有物,且充分聚焦。

沒有事先準備的會議,得花很多時間幫與會者回顧與建構基本知識,且沒有事先準備的緣故,與會者會缺乏參與感(認為這是別人的事情),更為了掩飾自己沒有事先準備而拒絕發言,保持沉默,或者乾脆顧左右而言他的談一些言不及義的事情,或者自顧自地說著過往的豐功偉業(但卻和本次會議主題毫無關係)。

有效率的會議,是高度聚焦於問題所在,每個與會者都能針對主題提出有效建議或發炎,並且以獲得共同結論為前提進行。主持會議者必須要勇於打斷那些將會議拉往不相干方向的發言,嚴格控制進度,甚至在必要時宣布結束會議(如果大家都沒有準備就來混),免得因為沒有充分準備,開會得出無效結論,浪費大家時間還造成公司損失,賠了夫人又折兵!

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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