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人人當老闆 職場煉金術 寫作有方法 教育與學習

盡可能迅速的回信,以示尊重

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2019-08-29

說到回覆Email,你是屬於盡快回還是統一時間一起回的人?

不時會有收到我回信的人,在回信時讚許的稱讚我回信速度很快?!

的確,我是屬於盡快回信型,特別是開始使用智慧型手機之後,收到信我都立刻回。

我在商業書上看到過幾種流派的觀點,有說統一時間回,一天回一次或一天回三次就好的,也有支持越快回愈好的。

我自己的看法是,看職務與個人工作狀況,不過,如果狀況可以,我都會盡快回信,至少簡短跟對方說我收到了訊息,特別是如果對方是來信告知或詢問資訊的話。

我的想法是,對方提出了問題,會想盡可能快地得到回覆,那是一種人性的自然制約反應,我自己也會,所以對於來信詢問之後就搞消失的人,覺得很感冒。

我這人比較老派,希望訊息回覆還是能夠一來以往有個完成感,而不是懸空在某個地方。我相信一定要回信,信中藏著巨大商機的說法!

再者,秒回會給人一種尊重並看重對方的感受,想想情侶之間的訊息回覆狀態就知道了?已讀後秒回與已讀不回,哪一種比較讓人覺得開心(當然前提是非糾纏狀態)?

我發現,不少老闆回信的速度都超級快,秒回的人一堆。並不是這些老闆不忙,而是或許當老闆的人工作起來自由度稍大,一邊處理其他事情但如果手機訊息響起,要拿起來回覆也是可以的。

另外,當老闆的人或是像我這種自雇工作者,生活及工作,醒著就在做事,沒有分什麼上班下班或休假日,所以,順手回信成了一種習慣。

還有一點,進入社群網路時代,幾乎多數人成天都以某種方式掛在網上或接收網路訊息,所以,很快就能知道自己收到信,既然收到了就順手處理起來,也是我習慣秒回的原因!

當然我想也有集中回的,總之,這跟每個人的狀況有關,很難說對錯或好壞,只是如果是我,我會希望能盡早收到回信,即便是否決不同意也沒關係,可以把心中大石放下。

延伸閱讀 寫好Email的方法

人人當老闆 職場煉金術 教育與學習 經濟與生活

別落入低等勤奮的陷阱

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2019-06-18

 

文/Zen大

請問你或你身邊有沒有人,明明很努力工作,經常加班,工時超長,連周末假日都在工作,對待工作的態度也很認真,但卻是績效不太好?如果有,這樣的情況可能已經落入低等勤奮陷阱而不自知!

您有聽過低等勤奮嗎?

意思是說,雖然很勤勞很努力,但做出來的效果不怎麼樣,甚至反而更糟,卻誤以為勤勞就足夠了,苦勞比功勞重要,努力的過程比結果重要!

喔,我得說,低等勤奮是專門針對想要努力也願意努力並且正在努力,只是因為無視方法努力錯方向所以沒有好成果這件事情,對於些並不想努力或是覺得人生悠閒比努力創造重要的情況,由於那是另外一套生活方式,並不能評判其對錯,只是尊重。

你我生活周遭,有很多低度勤奮的事情正在發生。

好比說,我自己學生時代讀書,不懂方法,只是埋頭苦讀,結果,雖然看起來很認真,但成績並不理想。

長大後發現,有些很會玩又成績好的學生,都是懂得用對方法反覆練習,是能夠創造好成果的高等勤奮者,難怪我們怎麼追都追不上人家的車尾燈!?

低等勤奮在學生時代很可能只是成績差,出社會後卻可能是收入差業績差!

好比說,雖然很認真跑業務,但業績始終不理想,卻不思考改進之道,只是天真的相信只要勤勞,每天花很多時間拜訪很多客戶,終究會有成果。

抑或者,開店做生意,不思考商圈或商品結構,不思考行銷廣告宣傳法,只是一個勁的拉長開店時間,或相信薄利就能多銷,也不管外在環境如何,就是自己埋頭努力。

工作領域中存在蠻多的低等勤奮,就是很努力卻沒有好結果的無效努力。或是把努力放在效益不高卻很累人事情上,好比說毛利很低且不好賣的非日常商品,卻想靠著拼命努力推廣獲得好成績。

我覺得之所以會發生低等勤奮現象,一來是我們社會的教育長久以來不重視方法學,不重視思考與解決問題能力的訓練;二來是把重心放在努力相對來說很簡單,只要持續做就可以,而且有時候的確有可能創造出成果。但如果要思考更有效率的方案,那就不容易,而且是陌生未知領域,人們往往會害怕。

人生有經歷過低等勤奮就好了,但隨著年紀漸長體能變差知識量逐漸累積,應該設法從低等勤奮轉向高效勤奮,好比說投資界說的創造被動收入、自動化投資、建構資產配置表與創造現金流,就是一種試圖以方法建立一套省時省力又高效果的模式,這種就屬於高效勤奮。

前幾年有一本書很暢銷,一周工作四小時,談的就是類似的事情,讓自己能夠以最少時間取得最多成果,擺脫努力與認真等於優良的錯誤觀念,不光只是努力認真工作更要聰明有效率的工作,看重績效與成果更勝過努力過程,擺脫低等勤奮的迷思與制約,讓自己邁向高效且自由的工作發展道路。

還想多了解相關主題嗎?可以參閱Zen大的職場煉金術文章區

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工作術或成功學作品要怎麼挑選/應用才有效?

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2019-05-13

工作術或成功學作品要怎麼挑選/應用才有效?

文/Zen大

 

書讀得稍微多一些後你會發現,人生建言類的作品,同一個問題正反雙方意見都有人說,且都舉了成功案例說明,到底要信誰說的?

 

不少人會信成功人士說的,也有一些人會信賣得好的書所講的,另外一些人則是相信有學理根據的,不過,在我看來,要挑跟自己性格脾氣與原本價值觀就接近的。

 

舉個例子,假設你是冷靜理性精密計算型,那麼,熱血型的人寫的書的建議,參考價值不大,即便舉證說明全都完善,因為你的性格就是做不來書裡講那些。

 

成功原就是屬於極少數人的事情,且存在的倖存者偏誤,因此,成功學作品的使用方法,決不是誰說的做法和觀念都無差別的一體適用,反而得先從作者與讀者本身的契合度來判斷。

 

若能找到跟自己價值觀和性格都一樣的作者,閱讀書中的建言的舉證時,屢屢產生一種我也是這樣的性格和觀念,做事態度也是這樣沒錯的心情時,這樣的書的建議是你需要認真看得,認真進去讀出作者做到而你仍然卡關做不到的事情,那邊也許就是你需要花時間修練的部分。

 

舉一個我自己的例子,當年我決定當職業作家時,看了很多國外暢銷作家的傳記,還研究了香港作家的方式,就是沒有參考台灣作家的做法,因為我認為自己跟這些人的價值觀與文字工作看法差異很大。

 

村上春樹當年也說自己的文字受歐美文學影響遠大於日本文學,早年開始寫作時甚至先用英文寫再翻譯成日文,這也是脾性相近使然。

 

我是不太建議,一開始就成功學的書雜挑很多人的作品,各自只抽取自己喜歡或做得到的部分來參考,那樣會讓自己不自覺地迴避掉真正該鍛鍊的部分,且會透過拼湊出自我感覺良好的一套敘述,自欺欺人。最後雖然書讀了很多卻仍然一點成功跡象都沒有,因為拼湊的過程中迴避了問題。

 

先全盤模仿和自己性格和價值觀接近者的作法,書中提到而自己沒做到的部分鍛鍊了之後的確有所成長,再慢慢往外擴大接觸範圍,甚至開始建構自己的一套故事,開始寫給其他人看,開始去影響其他人。

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時間不能管理只能分配與安排

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2019-05-12

時間不能管理只能分配與安排

文/Zen大

時間管理是工作術中的顯學,然而,時間管理常常被視為提升工作效率的關鍵,所以坊間出現各種各樣的善用零碎時間與時間排程規劃的技巧類作品。

然而,那些是提升工作效率的工作術,那些當然也很重要,我自己也有不少提升工作效能的方法(例如行程規劃的分類學),雖然工作難免使用到時間,卻非時間管理的真正關鍵。

時間管理的真正核心是生涯故事規劃,還有時機與時局的掌握,而非零碎時間的精密安排或效率倍增。

戰術與戰略要能分清楚主次,不要陷入低效勤奮的盲點。

如果行程時間全部卡滿,應該感到戒慎恐懼。沒有留白,新的動能是進不來,也難以再往上提升,只是高效運轉,卻可能是滾輪式的原地跑。

無招勝有招,不被任何行程規劃捆綁,隨時可以更動取消,自主權在手,方為管理時間的真諦。

況且,時間不能管理,只能分配與安排。

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活用腦科學知識,成為進化版的高效型人才

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2018-08-20

(本文發表於生鮮食書)
歡迎來參加腦科學讀書會
富蘭克林說過一句名言,「時間就是金錢」。善加利用時間者,可以創造驚人的效益。
投資學更加碼告訴世人,時間擁有威力龐大的「複利效應」。金錢透過時間的複利效應作用下,威力遠超乎我們所能想像。
彼得林區舉過一個例子來說明複利的威力。假設當初紐約曼哈頓的印地安人,1626年收下當時價值24美元的一串項鍊就將土地賣給白人。假設印地安人將這串項鍊變賣後,投入年利率8%的投資,經過362年後,這筆投資總額將來到30兆美金。

既然時間如此重要,能創造驚人收益,照理說應該每一個人都懂得珍惜並且活用才對。遺憾的是,懂得活用時間的人沒有想像中的多,許多人每天都把自己寶貴的時間白白送給了《注意力商人》,花在觀看那些能夠挑起我們一時的情緒,掏空我們口袋中的金錢,卻未必能讓我們變得更好更幸福的事情上。
不懂得安排時間,表面上的理由是「身不由己」,自己的時間或行程安排得以公司為優先,特別是非法責任制成為常態的台灣,能夠準時下班者寥寥無幾,得貢獻自己時間免費幫公司付出的情況不少,等到真的下班後,所剩不多的時間,往往也早已身心俱疲,只想攤在沙發上吃點垃圾食物看店好笑的電視節目,什麼事情都不想做。
面對過勞的生活型態與難以自主的行程,難道我們只能束手無策嗎!?
專門分享腦科學知識生活應用的日本作家樺澤紫苑醫生,毋寧不認為需要如此悲觀。樺澤醫生本身除了執業之外,還投寫作並開辦講座,參加各種聚會活動,行程滿檔卻生產力十足,因為他有一套來自腦科學知識的時間管理與行程安排方法。
樺澤醫生認為,想要做出最佳行程規劃與時間管理,關鍵是得先瞭解自己的大腦構造與運作規則,不要強行違逆大腦的運作法則,如此便能有效的提高自己的時間使用品質與效率。

舉個例子,在《最強腦科學時間術》中,樺澤醫生就分享了一個讓人能夠自動起床而不用掙扎或設鬧鐘的好方法。
大腦喜歡光和思考,想要自然早起不需要設鬧鐘,只要讓自己每天能夠照到自然光,就能自動醒來。
就算房間格局無法照射陽光,也還是有喚醒自己的方法,那就是給自己待解決的任務,當大腦開始思考或執行動作,就會因為開始運轉而清醒。

至於要讓自己能夠輕鬆入睡,同樣也有方法。
在《別再錯用你的腦,七招用腦法終結分心與瞎忙》一書中,樺澤醫生提到,大腦中的退黑激素是讓人想入眠的關鍵,將室內燈光調暗,睡前兩三小時就不看手機(手機的藍光是日光,會讓大腦誤以為是白天而繼續維持清醒運轉的狀態,不易入眠),讓大腦分泌退黑激素,就能自然入睡。

在《精準用腦》一書中,樺澤醫生指出人之所以會出錯是因為大腦判斷出錯,而大腦判斷出錯往往是因為專注力不足、工作記憶不足、大腦疲勞與大腦老化四大原因,樺澤醫生在書中針對四大情況對症下藥,好比說要提升大腦專注力就要從輸入導向的資訊處理觀轉換成輸出導向,因為比起輸入,大腦更能記住的是輸出的資訊。只要轉換成輸出型的資訊處理方法,就能活化大腦專注力,解決記憶力不足的問題。
至於大腦疲勞的解決方法,是分時段與分區使用大腦,不要長時間從事同樣類型的工作,要讓大腦適度的切換運作區塊,好比說勞心工作做完之後換做勞力工作,大腦就能獲得休息,緩解疲勞。
在這個過勞與非法責任制橫行的時代,必須掌握腦科學原理,以此安排自己的工作與生活。
當你知道熬夜讀書或加班的效果,不如早點睡覺早早起床讀書或加班的效果好,就能斷然割捨無效的開夜車,安心的上床睡覺,隔天一早起床處理後續。
當你知道咖啡並不能提神,大腦需要補充的養分是低升糖指數的天然食物(如香蕉)而非大量攝取咖啡因,就不會覺得自己明明喝了咖啡為何還很愛睏?
當你懂得越多腦科學知識,掌握了人類最強學習器官的運作法則,就不會再傻傻地的埋頭於低效率的勤勞或努力,脫胎換骨為懂得聰明工作的高效型人才,打造出一個事半功倍的正向生活循環。