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效率

人人當老闆 職場煉金術 教育與學習 經濟與生活

別落入低等勤奮的陷阱

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2019-06-18

 

文/Zen大

請問你或你身邊有沒有人,明明很努力工作,經常加班,工時超長,連周末假日都在工作,對待工作的態度也很認真,但卻是績效不太好?如果有,這樣的情況可能已經落入低等勤奮陷阱而不自知!

您有聽過低等勤奮嗎?

意思是說,雖然很勤勞很努力,但做出來的效果不怎麼樣,甚至反而更糟,卻誤以為勤勞就足夠了,苦勞比功勞重要,努力的過程比結果重要!

喔,我得說,低等勤奮是專門針對想要努力也願意努力並且正在努力,只是因為無視方法努力錯方向所以沒有好成果這件事情,對於些並不想努力或是覺得人生悠閒比努力創造重要的情況,由於那是另外一套生活方式,並不能評判其對錯,只是尊重。

你我生活周遭,有很多低度勤奮的事情正在發生。

好比說,我自己學生時代讀書,不懂方法,只是埋頭苦讀,結果,雖然看起來很認真,但成績並不理想。

長大後發現,有些很會玩又成績好的學生,都是懂得用對方法反覆練習,是能夠創造好成果的高等勤奮者,難怪我們怎麼追都追不上人家的車尾燈!?

低等勤奮在學生時代很可能只是成績差,出社會後卻可能是收入差業績差!

好比說,雖然很認真跑業務,但業績始終不理想,卻不思考改進之道,只是天真的相信只要勤勞,每天花很多時間拜訪很多客戶,終究會有成果。

抑或者,開店做生意,不思考商圈或商品結構,不思考行銷廣告宣傳法,只是一個勁的拉長開店時間,或相信薄利就能多銷,也不管外在環境如何,就是自己埋頭努力。

工作領域中存在蠻多的低等勤奮,就是很努力卻沒有好結果的無效努力。或是把努力放在效益不高卻很累人事情上,好比說毛利很低且不好賣的非日常商品,卻想靠著拼命努力推廣獲得好成績。

我覺得之所以會發生低等勤奮現象,一來是我們社會的教育長久以來不重視方法學,不重視思考與解決問題能力的訓練;二來是把重心放在努力相對來說很簡單,只要持續做就可以,而且有時候的確有可能創造出成果。但如果要思考更有效率的方案,那就不容易,而且是陌生未知領域,人們往往會害怕。

人生有經歷過低等勤奮就好了,但隨著年紀漸長體能變差知識量逐漸累積,應該設法從低等勤奮轉向高效勤奮,好比說投資界說的創造被動收入、自動化投資、建構資產配置表與創造現金流,就是一種試圖以方法建立一套省時省力又高效果的模式,這種就屬於高效勤奮。

前幾年有一本書很暢銷,一周工作四小時,談的就是類似的事情,讓自己能夠以最少時間取得最多成果,擺脫努力與認真等於優良的錯誤觀念,不光只是努力認真工作更要聰明有效率的工作,看重績效與成果更勝過努力過程,擺脫低等勤奮的迷思與制約,讓自己邁向高效且自由的工作發展道路。

還想多了解相關主題嗎?可以參閱Zen大的職場煉金術文章區

人人當老闆

能花錢找專家就別自己做-創業人的時間與注意力是更寶貴的資產

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2019-06-14

能花錢找專家就別自己做

-創業人的時間與注意力是更寶貴的資產

文/Zen大

幾年前認識了一個朋友,從東南亞回台灣準備創業。

有一段時間,每年大概會見上兩三次,每次都會問起他的創業進度,就這麼過了幾年,似乎一直有一些進度但卻沒能拿出產品到市場販售,後來我就不再多問了。

這位朋友對於創業,並不是光說不練,是真心想做,只是對於節省這件事情,似乎有自己獨特的認知。

好比說,每次問起進度,他就會說自己正在學未來工作需要用到的技能,好比說架網站、好比說攝影等等,說起來,他過得其實很充實,因為一直在學習且學得不錯。

他的觀念是,初期創業資本有限,能夠自己做就不要假手他人,因此自己學自己做是最好的做法。

但我想,幾年過後,他自己也意識到問題所在了,那就是青春不再,時間飛逝,而時間,毋寧是創業者最寶貴的資本。

後來聽說他老兄終於把產品做出來了,賣得還算可以,而之所以能做出來,在我推測,是他終於放棄樣樣都自己動手做,終於決定組建團隊,讓專業的接手該做的工作,運轉終於慢慢能夠啟動。

創業不比自雇工作,自雇工作多半是接案,關於工作的支援系統部分只要堪用即可,不需要專精,但即便如此,好比說我自己在網站搬家時,還是找了專業的來幫忙,因為自己弄實在太花時間。

創業要比自雇更加困難且複雜,通常是要端出產品到市場上銷售,有時候點子很好動作太慢,別人搶先或市場已經有太多類似概念的東西,後進者未必有優勢,會打市場打得很辛苦。

況且,自己動手做還未必能做得有專業好,而那些自己學跟做的時間,付出的成本也很驚人。

最好還是委託專家,把自己的時間省下來放在最重要的事情上,能花錢找人解決的就花錢找人做吧!

況且,我故事中說到的仁兄,其實並不缺錢。

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事前想像練習,成效事半功倍

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2019-03-15

事前想像練習,成效事半功倍

 

文/Zen大(歡迎參加腦科學讀書會)

 

每天一早,開始工作之前,我都會花幾分鐘時間,把今天要做的工作項目全都寫在一張空白紙上。從主要的幾大項核心工作(寫稿,編寫講義,上課,演講,開會)到行政支援工作(跑郵局寄包裹,去影印行拿講義等等),想到什麼都寫下來。

 

寫完之後,我會根據工作的緊急與重要原則、所需的時間長度與最佳執行時間,開始在腦中排列進行的順序,再為工作編上執行順序的號碼。

 

接著再開始一天的工作,每完成一項,就從紙張上槓掉。有時候比較順暢,好比說不需外出上課或開會,還沒到中午就完成整天的預定進度,此時就可以休息或者再追加工作項目。如果一整天下來還有工作沒做完,就得檢討是否有不可抗拒的外力阻礙工作進行,還是自己貪多,排了太多工作?

 

久了之後,漸漸就會摸出一套工作節奏與各項工作的執行時間,能夠更精準的安排工作順序。

 

我是從出社會的第一份工作,就開始編寫每日工作進度表。

 

嚴格來說一開始我是撰寫工作日誌,當時的主管要求我每天下班前整理出一日所做的工作大小事項與執行狀況給他過目,因為當時的他正為公司大型專案忙碌,沒有太多時間指導身為新人菜鳥的我。

 

而我在整理工作日誌的過程中,無意間發想出了這套做法。

 

一開始我是下班時才回想整天的工作項目並加以記錄,後來覺得太花時間,改為做完一個工作項目後馬上紀錄,再後來大概是摸熟工作的大小項目,每天上班之後就開始羅列當天的表定工作進度,然後再開始工作。

 

開始預列工作項目後發現,不但工作出錯率下降了(當初主管就是為了瞭解我那些工作比較容易出狀況才讓我寫工作日誌),工作效率也提升了,在腦中想過一遍之後再做事,實際上執行工作時會變得比較流暢,因為,會自行把比較適合放在一起做的工作項目安排在一起,不但節省了零碎時間的產生,也透過安排不同類型的工作項目自然達到休息或轉換心情的功能。

 

多年後我在腦科學作品中看到了科學根據,腦科學研究發現,讓運動選手或音樂家在腦中預先演練過一遍接下來要執行的運動項目、演奏的樂譜,再實際練習時的出錯率,比不預先想過就執行來得低很多。體育界與音樂界早已積極導入想像力練習,透過讓選手冥想的方式,提升實戰能力。

 

日本知名的廚藝學院東京菓子學校在其出版的作品裡也一再提到,要開始製作甜點之前,請務必先將食譜中的製作流程全部讀過一遍,在腦中先想過一遍自己的執行順序,不要邊看食譜邊做,製作的流暢度會高很多。

 

想像練習,說穿了其實很簡單,就是讓大腦預演接下來我們即將使用身體完成的工作項目的進行順序。因為我們身體的每一個動作都會回報大腦,因此反過來說,讓大腦先想過一輪,等於是身體最好的預習,甚至比直接使用身體預演來得更有效。

 

當初腦科學家會發現在腦中預演的想像力練習,跟達賴喇嘛的一個小惡作劇有關。有一次達賴喇嘛應邀參觀一個腦科學研究中心,他好奇地跟正在接受測試的人聊了幾句,得知其所測試的項目之後,又偷偷在他耳邊給了一些建議。

 

原來,當時正在觀察人的大腦腦波與身體活動之間的關聯。受測者會移動手指,然後儀器就會出現腦波反應,藉此理解腦波與身體反應之間的關聯。沒想到達賴喇嘛竟然對受測者提議,下一次測試時,不要真的移動手指,只要在腦中想像那個畫面就好,而大腦腦波竟然也出現了同樣的波動,只是波動幅度比較輕微,沒有實際活動來得高。

 

腦科學家之所以發現大腦與身體活動彼此之間有關聯,是因為在被截肢者身上發現了「幻肢症」的現象。外科醫生發現,一個人因故被截肢之後,卻經常覺得已經被截肢的地方很痛,明明已經沒有的部分卻會感覺疼痛,追究其原因是因為腦中掌管該部分身體活動的波動仍然持續存在。除非當事人接受自己肢體已經不再的事實,此一連結反應才會逐漸變弱,否則幻肢症會持續相當一段時間。

 

某種程度上可以說,商業界很是流行的PDCA(Plan-Do-Check-Act/規劃-執行-查核-行動)也是一種想像力練習,事先的規劃後再執行,接著查核執行狀況,制定修正辦法,再接著繼續行動,就是腦中預想與具體執行的反覆操作與修正的循環系統。

 

在腦中預演的想像力練習,除了有助於提高工作效率與執行良率外,對於年長者預防認知症也很有幫助。不妨從今天開始羅列自己的工作行程,在腦中預演並找出最佳執行順序,按表操課看看!

 

 

想像力練習

早上起來之後,寫下當天所有待執行的大小工作生活項目,在腦中演練出最佳執行順序,根據所演練的順序執行,堅持一百天

 

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五種筆記術

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為什麼自我提升的書總是比改善社會環境的書好賣?

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2019-02-01

為什麼自我提升的書總是比改善社會環境的書好賣?

 

文/Zen大

 

我有個假設可以用來解釋左右派的書籍銷量懸殊的現象。

 

改善社會環境的書通常是偏左派的作品,通常闡述系統問題,寫作的切入點是集體與宏觀面,論述多嚴謹且綿密,談的主題很重要但能讀得動的人,大多只有認為自己應該替弱勢發聲的代言人,這樣的群體規模有限,在台灣也就數千到萬人。至於真正需要被幫助的弱勢,也就是這些書談及的對象本身,是不讀書或者說讀不懂這類型的作品的書,這大概就是馬克思說的異化吧?

 

右派的書中雖然也有談制度與結構的,但更多是從具體個人的問題解決切入,談自我提升與成長的秘訣,文字通常簡單直接且訴諸效果,而作品訴求對象是所有想要提升自己與改變人生光景的人,作品直接賣給想變強的人而非代理人,因此,母數群體較大,在我推估,至少有兩百萬人上下(光是各領域的業務工作者中的中等以上人數,大概就有百來萬)。

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讓夢想叫自己起床太唬爛 用陽光與思考叫自己早起更有效

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2018-12-04

讓夢想叫自己起床太唬爛 

用陽光與思考叫自己早起更有效

 

文/Zen大

 

曾經有一陣子,勵志類的雞湯型文章很愛談早起的好處與當個晨型人。

 

大前研一說,他約莫五點就起床,利用早晨時間寫作,寫完當日稿件之後再出門上班。後來我才發現,大前研一的辦公室就在他的住所樓下,上班只要從樓上下樓即可,難怪可以如此從容不迫。

 

並非不重要的題外話,縮短住家到工作場所的移動時間,是能否充分利用早晨時間的關鍵因素,如果還得花上一長段時間通勤,那早起往往只是被迫,是為了通勤而非自主安排行程。

 

早起的確好處不少,根據腦科學研究,人的大腦在早上最為清醒,認知餘裕最多,最適合用來處理較為複雜或需要深度思考的事情,也適合拿來學習或創作。

 

村上春樹早年也是五點就起床,這幾年年紀大了之後甚至兩三點就起床了。

 

不少宗教領袖在談到靈修的書時也都不約而同地提到,早上四點起床是最好的,那是夜晚與白日的交界,是富含靈氣的時刻。

 

無論工作還是學習,與其熬夜到半夜一兩點,還不如早早起床,利用早上時間處理工作或讀書,因為熬夜時的大腦認知已經耗盡,整個人昏沉欲睡,工作或學習效果都不好,只是浪費時間又徒增焦慮。

 

而我自己,非冬天時期,通常五點到五點半之間就起床了,起床後簡單梳洗吃早餐之後,就專心於寫稿工作。

 

通常到其他人到公司上班的時間時,我已經完成當天的稿件寫作進度。等於別人才準備上班,我已經完成當天的工作要下班了,或是,休息一下可以再展開另外一份工作。

 

早起讓我可以一天當兩天用,能夠承攬更多工作。

 

為什麼要強調非冬天時期?

 

至少在台灣,春夏到初秋時間,太陽露臉的時間都算早,太陽一露臉,人的身體沐浴在自然陽光下,自然會甦醒。近年來腦科學已經證實了這一點,人只要曝曬在陽光下,身體自動被喚醒,就算想賴床也很難。

 

我自己在冬天時,是不會勉強自己非要跟其他季節一樣要早起。冬天是個大地休息的時節,以我們居住的台灣來說,太陽光照射的時間也比較短,配合自然作息其實未必不好。

 

不過,還是有非得早起的時候,像是一早就得到外地工作。這時候,就要用到另外一種叫喚自己早起的秘訣,不是鬧鐘,而是「想事情」。

 

喚醒人的身體最好的辦法,是讓大腦開始思考某件事情或解決某個問題。當大腦開始運轉,人就會甦醒過來,不想醒來也不行。

 

失眠的人應該最清楚,躺在床上睡不著的原因之一,就是腦子一直停不下來的在想事情。

 

從事寫作或創意工作的人,都有過半夜突然從床上跳起來,飛奔到書房或工作室記下腦中浮現之靈感畫面的經驗,那就是腦中出現了值得思考且不想停下來的事情的緣故。

 

雞湯類勵志書中那些成功人士所說的「讓夢想叫自己起床」,光聽這句話有些人可能會覺得太唬爛,但如若經過腦科學原理翻譯一下,應該就能夠合理的理解。這句話最有可能成立的實際情況應該是,這些成功商務人士每天都在思考關於工作或問題的解決,醒來之後腦子馬上開始運轉,開始思考,甚至已經找出可以執行的方案,所以人很快就醒了。

 

我們普通人就算沒辦法像成功人士那樣「讓夢想叫自己起床」,沒關係,我們可以利用腦科學原理,讓豐沛的陽光或大腦啟動思考的方式叫我們起床,從此擺脫非要鬧鐘叫卻仍然持續昏睡的痛苦,也可以享受並好好利用早晨時光,創造出專屬自己的美好!

 

好不好,明天一早就試試看新方法叫自己起床?