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時間管理

生活有感想 職場煉金術 教育與學習

你本該達成的年度計畫,之所以瓦解的原因?

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2019-10-27

每到歲末年終,不少人就會開始檢討即將過去一年的績效,並且開始規劃新一年的績效。

雖然不知道大家的年度績效落實狀況如何?

不過,似乎總有一些人,每年年初制定目標時志氣高昂,每到年底就悔不當初,發現自己早已捨棄年初目標者。

稍微好一點的情況是,堅持執行目標,只是成效差強人意。

碰到達成不如預期的情況時,檢討起來的理由各種各樣,我也相信那些都有道理,不過,還有一點很基本的面向,本文想要來談一談,你本該達成的年度計畫,之所以瓦解的原因?

且讓我們從自己到底投注了多少時間,在達成目標所需的事情上來探討探腦?

我猜,應該有不少沒達成目標或早已放棄目標的人,沒有仔細盤點過時間分配這件事情!?

所以,讓我們從時間分配的角度來談一談年度目標無法達標的可能?!

計算年度時間的分配結構

首先,計算一整年的總時間,扣除必要的生活運作所需時間後,抓出一整年的可支配時間。

好比說,除了閏年之外,每年有8760小時、365天、52周,12個月,4個季度。

扣除必要的睡眠、吃飯、如廁與洗澡時間後,計算出你能夠使用的總時間數。

上述時間,我個人不建議一心二用,可以縮短無妨,但盡可能用在自己身體的運作維持上。

假設全部項目加總起來的使用時間是每天10小時,那就是一年必須將3650個小時排除在行程安排之外。也就是說,還剩下5110小時,或是每天14個小時。這是可以用來做事的時間,也就是完成年度目標可支配的時間。

接下來的規劃,或許會因為你的身分別而有所不同,好比說,上班族或學生,老闆或家管,不同人有不同的時間安排方法。

很難提出一個共通性的行程給大家參考,畢竟現在光是上班就有分早班、午班、晚班、大夜班。

另外,已婚未婚,有小孩沒小孩,要不要撥時間照顧家人?需要撥多少時間照顧家人,每個人的情況也都不一樣!

所以,我建議使用核心工作、非核心工作、休閒娛樂、學習進修四個區分時間使用的項目,各自去整理出自己的所需時間。

核心工作指的是能夠創造直接收益的工作項目,對我來說就是寫作與授課/演講。

非核心工作抑或可稱之為廣義的行政工作,但凡所有可以輔助我完成核心工作的行政工作項目都算在這裏面,好比說製作講義、開會,跑銀行,寄送郵件等等。

休閒娛樂和學習進修比較好理解,就是不工作時做的兩大類活動項目。我把廣一家人照顧、家事勞動的部分都算在這一塊,家人照顧的情況各不相同,這單純是分類學上的方便。

若以寫作人為例,一般情況下,每天會固定撥出三到四個小時投入寫作,一到兩個小時投入行政工作。以14個小時減去上述時間,剩下的時間,就是分配給休閒娛樂或進修的時間。

按照查爾斯韓第的看法,他認為工作休閒與進修最好三分,假設扣掉行政工作不算,那麼就是三項活動項目,每天各佔四小時。每周各有28小時,每個月各有112小時,每年各有1344小時。

例行庶務占滿時間,再無餘力撥給目標願景

為什麼我要花如此多時間來計算出各種行動的具體數字?

其實,光是算到這裡,或許你已經發現,自己的時間分配狀況跟上述規劃大不相同,而且,好比說,直呼怎麼可能這樣規劃?!

好比說,每天需要通勤兩小時的上班族,加上八個小時的上班時間,就已經占去十個小時,每天只剩下四個小時。

對上班族來說,每天工作八小時(休息一小時算到一開始剔除的維運身體必要時間的項目中),但是,上述的核心與非核心工作項目加起來只有六小時,等於還有兩個小時的上班時間與兩小時通勤的時間,必須從進修與休閒中借用。

(上述估算,我把加班時間攤提到周末與假日等不工作日,台灣的上班族平均每天工作56小時,可能並沒有高估太多,甚至有些人還超過。)

反向推估,上班族每天只剩四小時的休閒娛樂與進修時間。

剩下四小時時間,會認真分成進修兩小時而娛樂兩小時來遵守的人,應該很少(無論是主動選擇還是被迫如此)。

畢竟下班後已經很累了,只想休息放鬆,怎麼會想進修學習?若是還有家人需要花時間照顧,家事勞動需要操煩,更難有心力跟時間!

或許,這就是為什麼多數人制定的年度目標最後無法實踐的原因?

既有的生活結構已經占滿了我們的清醒時間,而且,通常我們所擬定的目標,很少可以在完全不需要增強能力的情況下,就能夠在工作的時間裡完成。

從既有行程結構中創造出時間的方法

想要達到目標,通常需要進修加上工作以外的時間來執行,才有可能有機會讓夢想成真。

也就是說,每天四小時,一個月120小時,一年1800小時的時間,你願意/能夠花多少在目標執行上,會決定你的目標達成狀況?

很有可能時間全部投下去都未必能成功(但是,我認為這有可能是我們制定了不合理的高目標,目標設定得分短中長期,各有考核指標,不能只有一個最終願景,那會淪為漂亮夢想卻無法實踐/執行),更別說完全沒有/無法安排時間給執行目標了!

每個人的具體目標與計畫內容為何,在這裡不談,但我相信不管什麼目標根計畫,都需要時間來執行。

當我們經過估算,得知在一般情況下一年只有1800小時可以用來達成目標時,接下來要思考的就是,如何分配時間與利用原本被劃出執行目標的時間的彈性利用方法。

首先,或許可以重新檢討睡眠時間,歲眠時間,通常以2~2.5小時為一個週期,人一天通常會睡上兩到三個周期。三個周期就是我們過去常聽說的每天要睡六~八個小時。

或許你已經發現了,沒錯,成功傑出人士大多是短睡眠周期的人,等於每天可以多出兩個小時的時間來使用。

那麼,如果自己就非得要睡到八小時怎麼辦?

不要自責,那就睡吧!?

或者,如果行程安排可以的話,抽出一個小時的時間來做分段式睡眠,也就是小歇。在白天幫自己找出需要/可以小睡十五分鐘的時段,如午飯後、晚飯前,或是長時間工作後,稍微睡一下可以恢復大腦活力與消除疲勞,晚上可以不需要睡到八小時,讓自己慢慢調整睡眠時間但仍能保持活力。

人類並不是出現在地球上就是長睡眠的動物,古代人就是得邊睡邊跑給野獸追,所以,是很能適應分段睡眠,是進入農業社會後加上習慣作祟使然。

睡眠時間與方式是可以調整的,微調之後可以幫自己省出時間來。

其次,是通勤。

雖然有很多時間管理的書提醒上班族利用通勤時間學習,我自己也很常利用移動時間讀書或處理事情。

但是,我認為是這樣,如果你是無法在移動狀態中學習或思考的類型,就不要勉強,可以把移動時間拿來從事休閒娛樂。如今我們很多休閒娛樂都是一個人做,也就是說,通勤時間兩小時如果能抵換特別空出來休閒娛樂的兩小時,那就等於可以將原本休閒娛樂的時間挪來執行目標。

比較理想的狀態,我認為是上班的通勤時間用來學習進修(且跟每天的工作需求結合,學習效果最好,因為學完馬上就可以實作檢驗),下班的用來休閒娛樂。

通勤是個關鍵,所以,如果可以,不要自己駕駛交通工具,搭乘大眾運輸系統,至少目前在雙北已經有固定月票,將這筆花費固定下來,透過休閒娛樂或進修學習的方法賺回來即可。

至於具體做什麼好,每個人可以自己規劃。

也就是說,加上通勤時間的妥善利用,每天用在休閒娛樂與進修學習的總時數就能上升到六小時。一年下來就從1800小時上升到2400小時。

既然有目標想達成,我個人建議,休閒娛樂時間應該調降,進修與執行目標時間應該提升,比例上也許抓三比一,也就是說,工作之外,每年設法幫自己創造出1800小時的時間用於達成自己的年度目標以及相關的進修學習。

我不認為拋棄休閒娛樂或人際關係的全力拚搏是好事,但適度的省略是必要的,甚至最好能將休閒娛樂時間中的非人際關係部分,也挪出來整合到進修學習中,好比說以我自己的例子來說,逛實體/網路書店與追劇,既是我的休閒娛樂也是我的進修學習。

家人照護與家是勞動的部分,可能需要以外包方法處理,好比說找家事幫傭整頓家務,子女或長輩照顧則需要更周延的分工與排班,不要全部由單一個人承擔,甚至可以的話,建立大型的互助系統,讓個別人投注其中的時間可以降低!

想達成目標,就得投入時間

總之,無論想產出什麼目標,不可能不需要投入時間,而能夠在最短時間內投入最多時間的人,在沒有其他意外變項干擾下,達成目標的機會相對較大一些!

當然,也還是要避開低等勤奮的情況,也就是說雖然花了很多時間進修學習並且執行目標,但作法卻沒有審慎思考與設定,只是跟著大家做一樣的事情。好比說,大家都在學英文你就也跟著學,完全沒想過這項技能的鍛鍊跟現階段的自己要達成的目標的關聯性?

這種為進修而進修,雖然也是自我賦能,但是在於幫助自己達成目標上的注意可能會比較小(從機率意義上來說,雖然從故事法則上來說可能未必,因為人生難免出現千載難逢的好運,但是,我們在做計劃時不能過分期待機率低的運而是應該設法調高達成機率)。

我相信,若能審慎思考時間分配,規劃生活行程的時間配比,做好相對應的調整(仔細記錄與觀察檢討時間分配的重要性,不亞於獲得實踐目標所需的新技能),將多一些時間用在執行目標的計畫與增加執行計畫所需的能力,目標達成率應該會有所提升!

人人當老闆 職場煉金術 經濟與生活

讓時間可以儲存、槓桿操作與複利化的秘訣

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2019-10-09

(領悟本文提到的時間的可儲存性這個概念,是因為前一陣子讀柄谷行人的移動的批判中提到其對馬克思的剩餘價值的解讀!)

有人說,時間是天底下最公平的東西,不管富豪或窮人,一天都只有二十四小時。

也有人說,時間如流水,一去不再回。

物理時間或許如此,但是,社會時間卻不盡然如此。

社會時間是可以儲蓄、可以槓桿操作,還可以發揮複利效應。

否則的話,為何每個人同樣都只有一天二十四小時,有些人卻能白手起家發達致富,有些人卻一事無成(撇開繼承祖產的富二代或特別嚴峻的負二代不談)?

傳統上,人們會將此歸咎於時間管理,也就是充分利用時間的能力。

我也認同時間管理的許多觀念和方法,不過,我認為時間管理之所以能發揮效果,更關鍵的秘訣是,這些擅長管理時間的人,是懂得將時間轉化成某種可以儲存的能量或媒介,好好的儲存起來,日後需要使用的時候毫不猶豫地拿出來,或是懂得以槓桿操作的方式讓一個時間單位發揮超過一個時間單位的效益,甚至能讓時間的成果自我增值,出現時間的複利效果,因此,才能創造出一般人所不能企及的驚人成就。

也就是說,懂得將社會時間儲存起來,讓儲存起來的社會時間發揮槓桿作用,且享受複利效果,長期累積的成果。

1.社會時間是可以儲存的

好比說,貨幣其實就是一種儲存社會時間的工具/載體。

馬克思在資本論中提到商品的「剩餘價值」,就是將勞工付出的時間與勞動力存入商品中。然而,「剩餘價值」要能成立,還有一個必要條件,柄谷行人認為,就是當商品順利在市場上售出時。當有人支付了貨幣換走商品時,當生產方收到貨幣時,「剩餘價值」才真正發生,因為,那些時間與勞動力已經以某種數量儲存在貨幣中。

也就是說,要將流逝就不會再回來的時間,儲存下來方法之一(但不是唯一方法),就是累積貨幣!將時間的成果儲存在貨幣(或其他可變賣的金融商品)中。

(附帶一說,商人/資本家是承擔商品能否順利賣出之風險的冒險者,畢竟不能賣出,所投資之設備就打水漂,勞工投入的技術與時間所創造的物品也毫無價值可言。物品的經濟方面的價值只有當物品在市場上完成交易變成商品的同時,才能問世!)

最簡單的儲存時間方法,就是設定好具體目標後,徹底規劃執行行程,徹底善用零碎時間,將醒著的每一塊時間都填上合適的行程,徹底用在能夠創造可累積的高品質產出的事情上,就是對時間的儲蓄。

以我自己來說,每天早上會跟自己開會,整理出一天的行程,安排最好的執行順序,每天結束後再花一點時間盤點今天執行成果,以量化方式計算成果,並進行檢討與修正。

設定一些明確目標,讓行程聚焦在目標達成上,還可以減少無謂的時間浪費。畢竟沒有規劃的使用時間,花掉的時間卻沒有相對應的產值可以累積下來,才是最浪費時間的行為。

有些人為了省錢而花了更多時間,好比說去排隊購買名店特價商品,就是最典型的例子!

真心很想要買,付出時間也想排隊取得的話,至少可以問問看身邊有沒有其他人也想要買,可以幫忙排?或是對同樣想買但沒有時間排隊的人收取排隊費用,如此,花出去的時間就能有相對應的收穫,不算浪費。

再好比說,不少人會為了省房租或房貸,住得離公司比較遠,再花時間通勤。

通勤時,只是追劇或打電動甚至補眠,那就是典型的浪費時間。

若是說,通勤時能夠同時處理其他事情,那勉強還不算浪費時間。

以我為例,很早之前我就決定不要開車,要使用大眾運輸系統。為此,我選擇住在交通方便的地方,後來更選擇成為Soho,避開必須每天花大量時間通勤,將時間省下來工作。這也是一種節省/儲存時間的方法。

假設每天得花兩個小時通勤,一周就是十個小時,一個月四十小時,一年四百八十小時,十年四千八百小時,五十年就是兩萬四千小時(未來人類工作五十年算是常態),相當於一千個日子花在通勤上,一千個整天相當於三千個工作日,那等於是十年份的工作時間。

當我免去通勤,一輩子下來可以多出十年的工作時間,那是存下多少時間呢?

更別說生活中還有其他可以節省下來不隨便浪費掉的時間…,這些時間我可以用再增加工作量或提升工作品質,或是個人自我鍛鍊。總之,都能好好的累積下來使用的話,假設全都拿來工作(或做自己喜歡/擅長的事情),長年累積的滾雪球效應下,成果應該很驚人吧?

當我必須出門工作時,我就搭乘大眾運輸系統,雖然抵達目的地的時間較長,但是我可以在車上讀書或處理行政庶務(事先規劃可以做的事情,事後檢討達成率),並且若是長距離移動也比較不疲勞,所以對我來說,反而是儲存時間的方法。

但是,如果是需要開車時的獨處時間思考,或是需要大量移動到各種偏遠地方的人,開車才是節省時間,搭乘大眾運輸系統反而浪費時間(再不然就是請專職司機開車,自己可以在車上處理工作)。

2.社會時間是可以槓桿操作的

早起是一種儲存時間,早上的時間安靜且精神好,用來學習或處理複雜棘手難題的品質較好,若是將同樣的工作挪到其他時間處理得花更多時間跟資源,那麼,有效安排時間與行程的關聯,其實也是一種時間的槓桿操作,讓一個單位時間出現超過一個單位時間的效果,這同時也是一種儲存時間的方法。

再好比說,花錢買別人的時間來用。

把可以外包的事情轉給他人處理,設計一套商業模式再花錢請人來執行,並支付相對應的報酬。也就是說,我們能透過已經儲存在時間裡的貨幣,再向他人購買時間來讓自己使用,這不就是最強大的槓桿操作嗎?資本家不就是擅長大量購買他人時間為己所用的一種族類嗎?難怪資本家若是投資成功能夠大量累積貨幣/時間!

再將自己節省下來的時間,用在對自己真正重要或高效益的事情上,提升時間使用的品質,減少無效時間使用方式,也等於存下了時間,還能讓更多自己掌握的時間發揮槓桿效應!

唯一的缺點是,有虧損或失敗風險,這是花錢買他人時間來替自己解決問題者所必須承擔的。就像開公司不總是成功,外包工作品質也不一定都是好的。

當然,這些問題可以導入其他方法來控管,這裡暫且不談。

總之,想要儲存時間,讓時間可以槓桿操作,得先付出時間或金錢,若不能搞懂這個貌似弔詭的邏輯,結果可能是想要省時間卻反而浪費的時間。

3.讓高品質的社會時間出現複利效果

此外,要多多培養自己能夠把時間用在能夠創造再生產或能產生滾雪球效應的事情上。

好比說,研究市場或金融工具,投入資源與時間,創造成果,那些源源不絕的成果,毋寧就是你所儲蓄下來的時間。

善用複利效應,讓單位時間的效益能夠不斷擴充,再將累積下來的資源,拿來購買時間(不斷反覆操作,並且尋找避開失敗風險的方法貫徹之)!

不過,有時候我們必須花費時間儲存其他的事物。例如:人際關係的情感連帶,就是需要支付自己的時間來累積,而且只能以自己的時間來累積(為最好)。

為什麼換算成時薪超高的有錢人,卻願意自己買菜下廚給家人或朋友吃?花時間再看似沒有經濟產出的地方?那是因為,那些時間的付出可以換得名為情感連結的能量並將之儲存下來,日後若自己有需要時,也許可以支領出來使用!

雖然已經寫了不少,不過,本文只是簡單的舉例介紹原理與幾個方案,野人獻曝一下,每一個人都可以針對自己的狀況,深入思考如何儲存社會時間並使之槓桿化、複利化的方法。

無論如何,最糟糕的就是放任每天的時間默默流逝,好比說待在一份其實沒有前途只是很輕鬆,當下看起來收入穩健的工作,但是,每天上班卻只是在消耗生命,那就真的是對時間的最大浪費!

職場煉金術

時間不能管理只能分配與安排

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2019-05-12

時間不能管理只能分配與安排

文/Zen大

時間管理是工作術中的顯學,然而,時間管理常常被視為提升工作效率的關鍵,所以坊間出現各種各樣的善用零碎時間與時間排程規劃的技巧類作品。

然而,那些是提升工作效率的工作術,那些當然也很重要,我自己也有不少提升工作效能的方法(例如行程規劃的分類學),雖然工作難免使用到時間,卻非時間管理的真正關鍵。

時間管理的真正核心是生涯故事規劃,還有時機與時局的掌握,而非零碎時間的精密安排或效率倍增。

戰術與戰略要能分清楚主次,不要陷入低效勤奮的盲點。

如果行程時間全部卡滿,應該感到戒慎恐懼。沒有留白,新的動能是進不來,也難以再往上提升,只是高效運轉,卻可能是滾輪式的原地跑。

無招勝有招,不被任何行程規劃捆綁,隨時可以更動取消,自主權在手,方為管理時間的真諦。

況且,時間不能管理,只能分配與安排。

人人當老闆 職場煉金術 寫作有方法 經濟與生活

以系統觀點,重新設計生活作息

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2019-04-09

關鍵字  系統論 生活作息 公私不分

我在寫作課程中,介紹了一套職業作家的快速寫作模組,簡單說,這套模組的核心精神是「將生活跟寫作結合為一,讓生活成為支持寫作的系統」。好比說,讀書時讀到覺得可用的段落,就整理成筆記,無用者快速翻過;看新聞時,不斷判斷是否能用來當成寫作題材?可用者才留心細讀,不可用者翻過便是。

讀過不少職業作家談寫作的書,幾乎都會提及的一點,就是每日日常生活的運作極為規律,每天必定寫作數小時並讀書數小時,生活作息完全離不開寫作,要說發展成以寫作為核心的生活系統,村上春樹毋寧是最知名的例子,他每天必跑步鍛鍊身體,維持寫長篇小說所需的精神與肉體耐力,且在跑步運動後后工作,效率最高。村上早上跑步然後寫作,下午或翻譯或寫隨筆,晚上則是休息時間,盡可能不應酬或晚睡,為的就是維持生活系統能夠在維持高效寫作的節奏裡。

擴大來說,不只寫作,任何創作,乃至想要在當前數位資本主義時代有一點點成就,都得試著將自己的生活跟所從事的領域結合,創造出一套系統,在生活中良序運作。

我另外舉一個我自己的工作領域的例子,關於我的上課與備課部份的工作如何以系統觀來安排作息。平日裡會挪出一定的閱讀額度持續閱讀跟課程有關的書,移動通勤或搭車時就用來回覆報名信件,聽到任何故事或讀到有趣文章時都會想一遍自己的課程,若發現能用得上就將之整理下來,拼組到該課程的具體位置上。

再好比說巴菲特,持續每日閱讀七八小時的資料,從中找出有無能夠用於投資的訊號,生活作為一個系統,也以投資作為核心來打造。

這就是不少創作人或知識工作者平日裡所說的「公私不分」,生活無法再切分成上班或下班,工作或休息,生產或消費的原因,因為我們的生活早已發展成一套讓專業能夠高速運轉的系統。

發展系統就像堆積木,把生活中每一個工作或時間碎片視為一片積木,不斷思考並且找出最佳拼法,將生活作息拼組成一個適合運作寫作或課程的積木模組。

想要減肥、瘦身而不復胖嗎?

與其將減掉多少公斤當成一個目標來制定(短期)計畫,不如重新建構一套不會讓自己再變胖且能塑身成功的生活作息(系統)。

想要考上好大學嗎?

與其將某個學校科系設定為目標,不如以學習與應考所需的學習為核心,發展出一套生活系統,即便是吃飯睡覺通勤等每天必須做的維持生命運作的事情當中,也得設法塞入幫助學習的元素。

或許你會說,人幹嘛要活得那麼辛苦呢?

上班時好好上班,不摸魚偷懶,對得起自己的薪水就好了,下班時不能就好好的放鬆休息,過自己想過的生活嗎?

如果是生活在戰後到1980年代的高度經濟成長社會中的白領菁英或許可以如此,而今是再也沒有任何企業或國家會給予充分的社會安全網保障的新自由主義時代。加上網路崛起,贏者全拿的馬太效應正四處肆虐,只要稍微落後一些就可能全盤皆輸的時代,每一家企業都是用盡全力奔跑才勉強維持在看起來沒有落後的狀態。

如此嚴峻的時代,只想要當好大組織的螺絲釘都還會被嫌棄規格老舊過時,如今是得想辦法讓自己不斷換代升級才能勉強留在組織中。

如今的世代,即便是在職場當個上班族,都得想辦法善加利用下班後的時間自我進修,才不至於會被無情的職場淘汰。想要樂在進修學習,關鍵就是將上班與下班的界線取消,將下班當成上班的延伸或支援,以系統的概念重新設計生活作息,才能打造出最強上班族的生活作息,才能免於被淘汰。

不想被社會無情淘汰,不想壯年才被公司找莫名其妙的理由裁員,或是一大早到公司上班發現大門沒開看新聞才知道公司已經倒閉,求助無門,不知如何是好的話,盡早建立一套以個人專業能力為核心的生活系統,在日常生活中充分操練、反覆刻意練習,消極一點可以不用擔心組織崩壞後自己找不到工作,積極一點可以跳出組織自己面對市場自己接案。

最後聊幾句時間管理,時間管理的關鍵在將生活作息按照某個核心主軸,發展成一套環環相扣的良序運轉系統,已系統論的方式重建生活作息。

過去許多人說的創作人大多生活與工作分不開卻很能自得其樂,關鍵就在於生活作息以創作為核心的系統化,模組化,結構化。

系統化的時間管理才是兼顧績效與熱情,不會耗損,反而能夠成為高速運轉的飛輪。

以系統觀重建日常生活作息反而才是最省力且高效率的,形成系統養成習慣之後,日常作息可以高效良序運轉而且並不費力,反而能夠更多的從事自己想從事的休閒娛樂活動,因為一天24小時可以全部由自己根據需求安排,零碎時間可以充分利用,一個時間碎片串接另一個時間碎片都是在系統中高效整合,不會因為現在是下班了所以不做某件事情(即便只需要在車上花一分鐘簡單處理也要放到隔天上班才處理),非要將工作與生活一刀切的做法,才是無效率且給自己徒增不必要的困擾。

人人當老闆 生活有感想 職場煉金術 心靈處方箋 教育與學習

有錢人管理注意力,而非時間(時間花買別人的來用即可)-有錢人管理注意力,窮人才管理時間

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2019-03-28

文/Zen大

時間管理算是商業領域的一門顯學,幾乎每個人都有自己一套時間管理哲學。

其中尤為經典的是史蒂芬柯維的緊急重要原則,緊急且重要的事情先做,盡量不做不緊急也不重要的事情。

其他像是善用零碎時間,番茄鐘工作術,一次處理一件事,羅列項目檢核清單,製作工作時程進度表,建立檢核表,當個晨型人,善用80/20法則管理行程,縮短開會時間(如站著開會)等等。

時間管理之所以成為顯學,是因為我們多數人都相信富蘭克林所說的時間就是金錢,且如今我們生活在分秒必爭的快速資本主義社會,我們相信快地打敗慢的,我們相信成為高效運轉的商務人士比較容易能夠晉升為人生勝利組。

然而,透過時間管理所提升的效率,是不可能無止盡向上提升的,遲早會碰上瓶頸,且說實在的,真正的人生勝利組管理時間的方法跟我們從那些時間管理書上學到的完全不一樣。

基本上,這些人不管理時間,他們只負責花錢買下別人的時間,然後把管理與支配時間使用的任務交給其中一些人,其他人則聽從命令,執行交辦的任務,迅速確實的完成就好。

這也是為什麼我們能夠在許多商業雜誌上,看到企業大老闆暢談愛家運動養生與不應酬,甚至還有時間逛美術館,去讀個EMBA,因為他們最強大的地方就是可以花錢買時間來幫自己賺錢,而自己的時間,可以隨意安排。想要高效運轉還是緩慢悠閒,端視每一個人對自己成功後的人生的想像。所以你同時可以看到從早到晚全年無休忙個不停的大老闆,也可以看到人很清閒的企業主。

人生勝利組多半將工作重心放在打造一套誰來填入都可以順暢運轉的平台系統上,找來可信任的人管理平台系統的運轉,等系統打造完成,就讓系統自行運轉。

好比說我認識一個資產顧問公司老闆,他每天只工作五分鐘,就是早上九點打開公司的資產配置表,看一下有沒有失衡需要調整的部分,有就調整沒有就維持,然後就下班了。他的年度績效抓的不高,但也不收資產過多的客戶,就是讓每個客戶以固定金額加入,維持一個長期穩健的資產池。

跑客戶的事情他交給自己的業務團隊,最多就是一周幫他們上點課,每個季度帶業績好的夥伴出國玩。

他的時間哪裡需要管理?他的時間多到可以愛做甚麼就做甚麼,我曾聽他說,他還曾經跑去修了整套張老師的輔導課程,跑去張老師值專線電話,幫助需要幫助的人。

管理時間不如管理績效

時間管理的盲點是,一個人的時間可能充分利用了,也做了很多事情,但產值卻出不來,成果卻卡關。

比起成天忙個半死卻沒有績效,老闆們寧可要一個不忙卻能產出高績效的人。

實際上在業務團隊裡就可以看到這個現象,超業們經常只是到處串門子找人聊天吃飯打球,時間幾乎都揮霍在美好的事情上,基本不太忙,但業績卻非常之好;反倒是一些新進菜鳥行程滿檔,時間管理的淋漓盡致,但無論如何效率卻是出不來。

說起來,真正得益於時間管理的大多是組織裡必須配合各方人士的行政/庶務工作人員,或是工作與流水作業線緊密連結的勞動力,真正的高層,行程可以秒計算也可以全都推掉,端視怎麼安排的實際產出成果最大。

也就是說,非要進行時間管理的話,首先得思考的是能讓成果極大化的事情優先做,無法創造成果的事情,就算再緊急再重要,能夠不做最好還是不要做,能讓別人接手就不自己來。

業績成果導向,才能讓人真正看清楚時間該怎麼分配與規劃。

不過,深入來說,時間是沒辦法管理的,時間只能分配,因為時間的總量就是那麼多,而且其中還有相當一部分得花在讓身體基本運轉的生存必要活動上,所以真正能夠使用的時間並不多,而且品質也不總是都很好。

也因此,有錢人更在乎的並不是時間管理,或者說時間效能的極大化,他們更在乎的是注意力管理,也就是能夠發揮高品質的有限時間該怎麼安排規劃。

因為這個世界上有許多人用心設計了各種奪取你我注意力的方案,時間與金錢只是注意力被奪取後的連帶損失。

所以,真正要管理的是自己清醒時所關注的事情,不讓自己分神分心於與自己訂定的遠大目標無關的事情,更不會讓分散注意力的事情奪走我們口袋的資產與寶貴的時間。

高品質的行程安排,是將分神之事降至最低,從篩選/判斷資訊開始,只看與自己工作高度相關的資訊,不做浪費認知餘裕的判斷,不讀沒有幫助的資訊,注意力與時間高度聚焦在自己制定的目標願景上。

想像一下,一個普通人每天早上起來到晚上入睡前,會接收多少資訊?

早上通勤看著沿路上的廣告,搭車時看手機裡出現的訊息,上網路商城瀏覽商品,上粉絲團看意見領袖發言,讀讀網路文章,或是追劇打電動…

這些資訊當中有多少根本與自己無關,只是別人推送到自己面前就順勢閱讀了?不只閱讀了還產生了感受,產生了情緒,產生了評論,產生了各種無法讓人再生產而只是浪費認知餘裕浪費時間浪費金錢與浪費注意力的行為?

下班之後,繼續耗費心神在閱讀與工作無關卻自欺欺人的認為可以舒壓或放鬆的消費性娛樂性軟調資訊,結果是一個又一個晚上的浪費,口袋裡的金錢也一點一滴的流失…

浪費時間其實不是最可怕的事情,最可怕的是把時間花在讓自己的大腦變得紛亂破碎容易被人暗示的情境裡。

在海邊發呆看夕陽喝咖啡與心愛的人話家常,雖然貌似浪費了時間卻鞏固了情誼,也增進了體驗感受,是很值得的浪費。

不斷瀏覽網路上的廣告文案或靠北類型社團文章,生產出一大堆情緒感受,才是真正浪費生命,才是最應該好好管理的事情。

這個世界上有一大群被稱之為注意力商人的傢伙,耗費心思製作各種吸引人心的戲劇遊戲文化商品想要佔據我們的注意力與時間和掏光我們口袋裡的金錢,能不小心嗎?

人生勝利組真正厲害的不是時間的效率化使用,而是注意力認知的分配,幾乎都放在高品質的事情上,所以這些人讀書讀報告逛博物館到世界各地旅遊品嘗美味的食物,即便花很多時間和金錢,卻有效的提升了自己的品味體驗與認知餘裕,讓自己未來再經歷需要重大判斷的事情時,能比其他人更有餘裕的做出趨近正確的決斷。

賈伯斯都穿高領,大前研一從內衣到西裝到公事包與文具長年都使用同樣品牌款式決定之後就不更動,盡可能減少花費注意力在那些必須經常重複下判斷的事情上,把注意力全都放在關鍵重要的資訊閱讀與判別上,就是做好日常注意力管理的開始,更別說這些人為了提升決斷力還花了很多心力鍛鍊相關領域的專門技巧,說穿了也都是為了減少分神雜訊的干擾,提升注意力的緣故。

 

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