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2020-09-02


之前寫過活動舉辦的行政細節成功舉辦活動的秘訣,也辦過舉辦活動的秘訣分享會,本次來寫寫租借場地的評估標準。

除非不是我舉辦的活動,要不然,非不得已,我不會挑選咖啡廳或咖啡廳附設的場地、共同空間的會議室或小樹屋之類的場地辦活動。

咖啡廳的問題是收音不良,空間不夠開闊,會有柱子擋住。場地空間非封閉,會有客人往來,甚至桌椅過小,不適合上課或分組操作工作坊。隔音也是問題,咖啡廳外面的雜訊會傳入!還有一點,咖啡廳包時段的租金也並不算便宜,雖然會有餐點。

共同空間或小樹屋型的小教室的最大問題是隔音,隔壁的場地如果活動聲量大一些,活動進行效果就打了很大折扣。

話說,辦了幾年活動,也參加過不少其他單位舉辦的活動之後,我整理了十點做為挑選場地的標準,跟大家分享,有些是我個人主觀,例如美食要夠多,其他則真的很重要。


1.交通便利,近捷運與車站

有些人問我為何遲遲不去台中舉辦活動,我說因為還沒有捷運。

捷運的好處是,外地人要找到場地相對容易,再不濟可以搭捷運或計程車,以捷運站名作為依據。
2.消防安全設備充足,有無障礙設計

有一些共同空間或咖啡廳的無障礙設計並沒有那麼好,這點我很在意,因為,偶爾會有身障朋友參加活動,我不希望活動場地成為他們的阻礙。

3.場地有專門管理用打掃人員

有專人管理的場地通常比較乾淨,且器材設備出狀況可以馬上處理,還有一些小服務,像是影印,我覺得不錯。偶爾突然有缺資料就可以馬上補印!


4.教室彼此之間的隔音設備好

有些場地的隔音真的不行,隔壁的活動聽得超清楚,主講人就會超級挫折。

附帶一提,雖然不太會遇到,但是,場地或場地隔壁的空間整修,也會影響活動,租借時務必問清楚,活動舉辦期間,附近是否有工程會進行?

5.有電腦桌,可以不用攜帶個人電腦

有些場地是連學員的座位都有電腦,我則是至少講師桌要有電腦。

省去帶電腦只是其中一個好處,電腦桌的好處是投影相關管線都固定,不太需要安裝或拆卸設備,設備出狀況的機會比較小!


6.桌子夠寬敞,坐三人仍有餘裕感

有些場地的桌子太小,學員放電腦或講義都不夠,更別說放操作活動的教具。

咖啡廳與學校場地比較常碰到這個問題。


7.椅子舒適好坐,堅固耐用,可以久坐,不會屁股痛

不少活動得操作一整天,椅子不好坐的話,學員會很辛苦。

8.廁所數量要充足,不用休息時間都在排廁所

如果只有一個教室空間那還可以,如果有兩個以上的教室空間卻只有一間廁所,那就會很慘。


9.不會太快開始趕人

10.附近美食選項夠多

雖然不少活動都會訂便當,但我是鼓勵大家中午出去走走吃吃當地食物的流派,所以,盡量會選教室場地附近好吃餐點多的地方。

總的來說,專門出租場地的空間、商務飯店的會議室,都是不錯的選擇。若要借用他人辦公室的會議室,上述十點可以納入考慮。

以上!

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Zen大

曾居敦南,現住安坑。 我是職業作家/時事評論員,同時也是出版顧問、讀思寫文字溝通表達力的專業講師、網路部落客。 每年讀書(至少)五百本,寫文(至少)五百篇,演講授課(至少)五百小時。 本版文章歡迎個人或非營利單位轉載,營利單位轉載,請來信取得授權(切莫私自轉載)。

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